{"id":1132,"date":"2016-07-22T11:08:37","date_gmt":"2016-07-22T10:08:37","guid":{"rendered":"http:\/\/sjfu.fr\/?p=1132"},"modified":"2019-06-27T14:38:51","modified_gmt":"2019-06-27T13:38:51","slug":"guide-des-bonnes-pratiques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sjfu.fr\/index.php\/2016\/07\/22\/guide-des-bonnes-pratiques\/","title":{"rendered":"Les bonnes pratiques des collectivit\u00e9s territoriales r\u00e9pertori\u00e9es dans un guide"},"content":{"rendered":"<div class=\"area-2-header\">\u00a0<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"alignleft \" src=\"https:\/\/media.licdn.com\/mpr\/mpr\/AAEAAQAAAAAAAAhUAAAAJDRmNjRjMjAwLWMyMzItNDBkYi04YmYwLWRjMjYyMmQ5MzY2Yg.jpg\" alt=\"\" width=\"315\" height=\"180\" \/><a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/\/files\/files\/finances_locales\/depenses\/guide_des_bonnes_pratiques_depenses_2016.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Un guide des bonnes pratiques de gestion des d\u00e9penses<\/a> a \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9 par la DGFIP afin de r\u00e9pertorier les dispositifs permettant d&rsquo;optimiser le traitement des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics, notamment dans la perspective de d\u00e9mat\u00e9rialisation accrue des \u00e9changes entre ordonnateurs et comptables publics. Ce guide, \u00e0 destination des ordonnateurs et des comptables publics, a vocation \u00e0 servir de socle aux mutualisations et aux engagements partenariaux.<\/div>\n<div class=\"area-2-body\">\n<div class=\"field field-name-body field-type-text-with-summary field-label-hidden\">\n<div class=\"field-items\">\n<div class=\"field-item even\">\n<p>Les travaux ayant men\u00e9 \u00e0 sa r\u00e9daction \u00a0se sont articul\u00e9s autour des trois segments principaux de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses pupliques locales :<\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019optimisation de l\u2019amont de la cha\u00eene : La gestion des d\u00e9penses (achats, factures, subventions, aides &#8230;) ;<\/li>\n<li>L\u2019optimisation de la partie centrale de la cha\u00eene : Le paiement des d\u00e9penses (factures, subventions, aides &#8230;) ;<\/li>\n<li>L\u2019optimisation de l\u2019aval de la cha\u00eene : Le pilotage et les r\u00e9gularisations.<\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"line-height: 1.5;\">Le guide reprend cette segmentation chronologique de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses locales apr\u00e8s avoir rappel\u00e9 des conseils organisationnels. Il int\u00e8gre les meilleures pratiques constat\u00e9es sur le terrain en formulant des recommandations, dont le degr\u00e9 de prise en compte est \u00e0 adapter, par d\u00e9finition, aux caract\u00e9ristiques propres de chaque collectivit\u00e9.<\/span><\/p>\n<h3><strong><u>Pr\u00e9ambule<\/u><\/strong><\/h3>\n<p>A l\u2019issue de pr\u00e9c\u00e9dents \u00e9changes entre la direction g\u00e9n\u00e9rale des finances publiques (DGFiP) et les associations nationales repr\u00e9sentatives des ordonnateurs locaux, une charte nationale des bonnes pratiques de gestion des recettes des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics a \u00e9t\u00e9 conjointement \u00e9labor\u00e9e et diffus\u00e9e en 2011 (cf. <a href=\"http:\/\/www.economie.gouv.fr\/files\/files\/directions_services\/dgfip\/BOCP\/2011\/04-2011\/ins11009.pdf\">Instruction de la DGFiP n\u00b011-009-M0 du 25 mars <img decoding=\"async\" class=\"alignright\" title=\"\" src=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/files\/styles\/image_une_focus\/public\/sircom-classeurs_3.jpg?itok=V7eaDu18\" alt=\"\" \/>2011<\/a> diffusant cette charte, NOR BCR Z 11 00018 J 1).<\/p>\n<p>Le 3 octobre 2013, ces m\u00eames partenaires ont d\u00e9cid\u00e9 de mettre en place un groupe de travail charg\u00e9 d\u2019\u00e9laborer un guide des bonne\u00a0s pratiques de gestion des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics, destin\u00e9 \u00e0 accompagner le d\u00e9ploiement de la d\u00e9mat\u00e9rialisation globale de la cha\u00eene de la d\u00e9pense.<\/p>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation, loin de constituer uniquement une migration d\u2019outil informatique, constitue une occasion irrempla\u00e7ab\u00a0le pour l\u2019ordonnateur et le comptable de revisiter leurs processus de traitement des d\u00e9penses dans un souci d\u2019efficacit\u00e9 et de qualit\u00e9 comptable.<\/p>\n<p>Il convient de rappeler que le cadre juridique du paiement des d\u00e9penses locales 2 \u00a0suppose un partenariat \u00e9troit nou\u00e9 entre :<\/p>\n<ul>\n<li>l\u2019ex\u00e9cutif local (ordonnateur) ou son d\u00e9l\u00e9gataire qui est seul comp\u00e9tent :\n<ul>\n<li>pour engager et liquider les d\u00e9penses, notamment en certifiant le service fait (articles 30 et 31 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique). A ce titre, il tient une comptabilit\u00e9 d\u2019engagement (articles L.2342-2, L.3341-1 et L.4341-1 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales) ;<\/li>\n<li>pour \u00e9mettre les ordres de payer, appel\u00e9s mandats de d\u00e9penses, en qualit\u00e9 d\u2019ordonnateur (article 32 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 7 novembre 2012, articles L.2342-1, L.3221-2 et L.4231-2 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales) ;<\/li>\n<li>pour mettre en place des r\u00e9gisseurs d\u2019avances traitant les menues d\u00e9penses ne n\u00e9cessitant pas l\u2019\u00e9mission pr\u00e9alable d\u2019un mandat de d\u00e9penses. Ces r\u00e9gisseurs sont plac\u00e9s sous le double contr\u00f4le de l\u2019ordonnateur et du comptable (articles R.1617-1 \u00e0 18 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales) ;<\/li>\n<li>pour autoriser le pr\u00e9l\u00e8vement automatique de certaines d\u00e9penses ou solliciter le paiement par ch\u00e8que sur le Tr\u00e9sor (article 2 de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 24 d\u00e9cembre 2012 portant application des articles\u00a025, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire \u00a0et \u00a0comptable \u00a0publique \u00a0et \u00a0\u00e9num\u00e9rant \u00a0les \u00a0moyens \u00a0de \u00a0r\u00e8glement \u00a0des \u00a0d\u00e9penses\u00a0publiques et les moyens d&rsquo;encaissement des recettes publiques, NOR EFIE1239638A).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Le comptable public, appartenant au r\u00e9seau de la DGFiP, qui est seul comp\u00e9tent :\n<ul>\n<li>pour contr\u00f4ler les pi\u00e8ces comptables et justificatives n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019ex\u00e9cution des d\u00e9penses, et \u00e9ventuellement suspendre le paiement en cas d\u2019anomalies constat\u00e9es (articles L.1617-2 \u00e0 4 et D.1617-19 et 23 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales, ainsi que les articles 19 \u00e0 21,\u00a038 et 42 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012) ;<\/li>\n<li>pour prendre en charge, dans la comptabilit\u00e9 de l\u2019organisme \u00a0public d\u00e9biteur apr\u00e8s l\u2019avoir contr\u00f4l\u00e9 (article 18 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 7 novembre 2012), un ordre de payer transmis par l\u2019ordonnateur (articles L.2343-1, L.3342-1 et L.4342-1 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales) ;pour payer une d\u00e9pense pour le compte de l\u2019organisme public d\u00e9biteur dont il tient la comptabilit\u00e9 (article 18 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012) avec les diff\u00e9rents moyens de paiement autoris\u00e9s par la r\u00e9glementation en vigueur (article 34 du m\u00eame d\u00e9cret et son arr\u00eat\u00e9 d\u2019application pr\u00e9cit\u00e9 du 24 d\u00e9cembre 2012 \u00e9num\u00e9rant les moyens de r\u00e8glement des d\u00e9penses publiques), voire consigner les fonds (articles 35 et 35 du d\u00e9cret susvis\u00e9) ;<\/li>\n<li>pour \u00a0recevoir \u00a0et \u00a0ex\u00e9cuter \u00a0toute \u00a0opposition \u00a0ou \u00a0toute \u00a0autre \u00a0signification \u00a0ayant \u00a0pour \u00a0objet d&#8217;emp\u00eacher un paiement (article 37 du d\u00e9cret du 7 novembre 2012 et article L.143-1 du code des proc\u00e9dures civiles d\u2019ex\u00e9cution) ;<\/li>\n<li>pour \u00e9mettre un avis conforme pour l\u2019institution de r\u00e9gies d\u2019avances et la nomination des r\u00e9gisseurs soumis \u00e0 ses contr\u00f4les sur pi\u00e8ces et sur place (articles R.1617-1 \u00e0 18 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales, article 22 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 7 novembre 2012).<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>La qualit\u00e9 du partenariat nou\u00e9 entre ces deux acteurs de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses locales est essentielle pour l\u2019efficacit\u00e9 g\u00e9n\u00e9rale de la fonction achat de chaque organisme public local, dans le respect du d\u00e9lai maximal de paiement de 30 jours (cf. Instruction de la DGFiP n\u00b013-0014 du 13 avril 2013 relative a la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, NOR BUDE1308483J 3). Les recommandations du pr\u00e9sent document ont\u00a0pour \u00a0objet \u00a0de \u00a0favoriser \u00a0l\u2019enrichissement \u00a0de \u00a0ce \u00a0partenariat \u00a0dans \u00a0un \u00a0cadre \u00a0conventionnel\u00a0(conventions de services comptables et financiers ou engagements partenariaux4),<\/p>\n<p>Les travaux ayant men\u00e9 \u00e0 la r\u00e9daction de ce guide se sont articul\u00e9s autour des trois segments suivants de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses locales reliant les ordonnateurs locaux \u00e0 leur comptable public :<\/p>\n<p>\uf0d8\u00a0 \u00a0<em>L\u2019optimisation \u00a0de \u00a0l\u2019amont \u00a0de \u00a0la \u00a0cha\u00eene : \u00a0La \u00a0gestion \u00a0des \u00a0d\u00e9penses \u00a0(achats,\u00a0 \u00a0factures, subventions, aides &#8230;)<\/em><\/p>\n<p>\uf0d8\u00a0 \u00a0<em>L\u2019optimisation \u00a0de \u00a0la \u00a0partie \u00a0centrale \u00a0de \u00a0la \u00a0cha\u00eene : \u00a0Le \u00a0paiement \u00a0des \u00a0d\u00e9penses \u00a0(factures, subventions, aides &#8230;)<\/em><\/p>\n<p>\uf0d8\u00a0 \u00a0<em>L\u2019optimisation de l\u2019aval de la cha\u00eene : Le pilotage et les r\u00e9gularisations<\/em><\/p>\n<p>Le plan du pr\u00e9sent guide reprend cette segmentation chronologique de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses locales apr\u00e8s avoir rappel\u00e9 des conseils organisationnels. Elle reprend les meilleures pratiques constat\u00e9es sur le terrain en formulant des recommandations, dont le degr\u00e9 de prise en compte est \u00e0 adapter, par d\u00e9finition, aux caract\u00e9ristiques propres de chaque collectivit\u00e9.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong><u>1) Le rappel des enjeux de l\u2019optimisation de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses locales<\/u><\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>1.1) Limiter les co\u00fbts de gestion des d\u00e9penses :<\/strong><\/h4>\n<p>Le co\u00fbt de paiement des factures doit \u00eatre pris en compte pour fixer la strat\u00e9gie g\u00e9n\u00e9rale de gestion des achats.<\/p>\n<p>Une estimation des gains li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des processus de facturation a \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9e dans l&rsquo;\u00e9tude d&rsquo;impact de l&rsquo;ordonnance n\u00b0 2014-697 du 26 juin 2014 relative au d\u00e9veloppement de la facturation \u00e9lectronique5.<\/p>\n<p>Le gestionnaire public local est donc invit\u00e9 \u00e0 se pencher sur chacun de ces centres de co\u00fbts\u00a0(communs avec le comptable et \u00e0 \u00e9valuer) pour essayer de les minimiser.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"field-item even\">\n<p>\u00ab <em>A compter du 1er janvier 2012, l&rsquo;Etat et les collectivit\u00e9s territoriales qui le souhaitent acceptent les factures \u00e9mises par leurs fournisseurs sous forme d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e <\/em>\u00bb (article 25 de la loi n\u00b02008-\u00a0776 du 4 ao\u00fbt 2008 de modernisation de l&rsquo;\u00e9conomie). L\u2019Etat souhaite que 40% des factures qu\u2019il re\u00e7oit (5 millions de pi\u00e8ces par an) le soient au format \u00e9lectronique d&rsquo;ici \u00e0 fin 2015. Ceci lui\u00a0permettrait de r\u00e9duire son co\u00fbt moyen de traitement unitaire d&rsquo;une facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e de pr\u00e8s de moiti\u00e9 par rapport \u00e0 une facture papier.<\/p>\n<p>Le 2\u00b0 de l\u2019article 1er de la loi n\u00b02014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement \u00e0 simplifier et s\u00e9curiser \u00a0la \u00a0vie \u00a0des \u00a0entreprises, \u00a0vise \u00a0\u00e0 \u00a0rendre \u00a0progressivement \u00a0obligatoire \u00a0la \u00a0facturation \u00e9lectronique pour les fournisseurs \u00e9metteurs de factures \u00e0 destination non seulement de l\u2019\u00c9tat mais aussi des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics respectifs. La mise en \u0153uvre de cette obligation se fera progressivement du 1er janvier 2017 au 1er janvier 2020 pour les grandes entreprises et les acheteurs publics (d\u00e8s 2017), puis pour les entreprises de taille interm\u00e9diaire \u00a0(ETI,\u00a0 en \u00a02018), \u00a0pour \u00a0les \u00a0petites \u00a0et \u00a0moyennes \u00a0entreprises \u00a0(PME, \u00a0en \u00a02019) \u00a0et enfin pour les micro-entreprises (TPE, en 2020)6.<\/p>\n<p>Ces pr\u00e9occupations concernent aussi le paiement des subventions et aides susceptibles d&rsquo;\u00eatre vers\u00e9es par les organismes publics locaux.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>1.1.1. La d\u00e9mat\u00e9rialisation des pi\u00e8ces de d\u00e9penses<\/strong><\/h5>\n<p>Un premier vecteur de diminution des co\u00fbts moyens r\u00e9side dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation des pi\u00e8ces de d\u00e9penses, notamment les ordres de payer (mandats de d\u00e9pense) et leurs pi\u00e8ces justificatives (factures,\u2026) adress\u00e9s par l\u2019ordonnateur au comptable public.<\/p>\n<p>La Structure Nationale Partenariale (SNP), regroupant les associations repr\u00e9sentatives des collectivit\u00e9s territoriales, le juge des comptes et la DGFiP,\u00a0 \u00a0a d\u00e9velopp\u00e9 les modalit\u00e9s de d\u00e9mat\u00e9rialisation des \u00e9changes des pi\u00e8ces comptables entre ordonnateurs, comptables et chambres r\u00e9gionales des comptes 7. Toute collectivit\u00e9 territoriale et tout \u00e9tablissement public local dispose ainsi de diverses solutions techniques de d\u00e9mat\u00e9rialisation des mandats de d\u00e9pense, et des bordereaux les r\u00e9capitulant et des pi\u00e8ces justificatives \u00a0(article D.1617-23 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales et son arr\u00eat\u00e9 d\u2019application du 27 juin 2007 8, actualis\u00e9 notamment en ao\u00fbt\u00a02011 et mai 2013). Pour conna\u00eetre les formats techniques d&rsquo;\u00e9change, il convient de se rapporter \u00e0 la convention cadre nationale relative \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents de la cha\u00eene comptable\u00a0et financi\u00e8re des collectivit\u00e9s, \u00e9tablissements publics locaux et \u00e9tablissements publics de sant\u00e9\u00a0(version n\u00b01,6 du 22 janvier 2015).<\/p>\n<p>S\u2019il utilise le protocole d\u2019\u00e9change standard d\u2019H\u00e9lios dans sa version 2 (obligatoire \u00e0 compter du 1er janvier 2015), l\u2019ordonnateur peut alors signer \u00e9lectroniquement ces pi\u00e8ces comptables qu\u2019il n\u2019a plus \u00a0\u00e0 \u00a0transmettre\u00a0 sur \u00a0support \u00a0papier \u00a0\u00e0 \u00a0son \u00a0comptable \u00a0public \u00a0(source \u00a0d\u2019\u00e9conomie :\u00a0 \u00e9ditions, manipulations, archivage,\u2026). L\u2019ordonnateur archive, par principe, les pi\u00e8ces comptables et les pi\u00e8ces justificatives de d\u00e9penses9.<\/p>\n<p>Les \u00a0travaux \u00a0r\u00e9cents\u00a0 conduits \u00a0au \u00a0sein \u00a0de \u00a0la \u00a0SNP \u00a0ont \u00a0permis \u00a0de \u00a0d\u00e9tailler \u00a0les \u00a0conditions \u00a0de destruction, par les services d\u00e9partementaux des archives, des pi\u00e8ces originales num\u00e9ris\u00e9es10. Le service \u00a0des \u00a0archives \u00a0de \u00a0France \u00a0(SIAF) du \u00a0minist\u00e8re \u00a0de \u00a0la \u00a0culture \u00a0a \u00a0ainsi \u00a0pr\u00e9cis\u00e9 \u00a0que \u00a0\u00ab les collectivit\u00e9s qui ont num\u00e9ris\u00e9 les pi\u00e8ces justificatives papier avant transmission via PESv2 aux comptables pourraient se voir d\u00e9livrer par le directeur des archives territorialement comp\u00e9tent un visa d\u2019\u00e9limination si l&rsquo;op\u00e9ration de num\u00e9risation s&rsquo;est d\u00e9roul\u00e9e dans les r\u00e8gles de l&rsquo;art, si les conditions d&rsquo;un bon archivage sont r\u00e9unies (par exemple dans ATLAS) \u00bb. En application de l&rsquo;article R.1421-3 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales (CGCT) et de ses instructions du 14 janvier\u00a02005, 5 mai 2008 et 28 ao\u00fbt 2009, le SIAF soutient ainsi le principe de la destruction des documents papiers num\u00e9ris\u00e9s, c&rsquo;est \u00e0 dire non nativement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s, d\u00e8s lors que les conditions de cette num\u00e9risation r\u00e9pondent aux normes de s\u00e9curisation d\u00e9finies, notamment de tra\u00e7abilit\u00e9 et d&rsquo;intangibilit\u00e9.<\/p>\n<p>S&rsquo;agissant des factures, la DGFiP proc\u00e8de \u00e0 la mise \u00e0 jour de la doctrine d&rsquo;archivage, autorisant la conservation simple des factures num\u00e9ris\u00e9es, jusqu&rsquo;\u00e0 l&rsquo;entr\u00e9e en vigueur par \u00e9tapes de l&rsquo;ordonnance \u00ab facturation \u00e9lectronique \u00bb du 26 juin 2014.<\/p>\n<p>Par ailleurs, il convient de rappeler que le projet ATLAS, actuellement en cours d&rsquo;\u00e9laboration, permettra aux collectivit\u00e9s d&rsquo;archiver gratuitement leurs diff\u00e9rentes pi\u00e8ces.<\/p>\n<p>Le comptable public est \u00e0 sa disposition pour le conseiller afin de mettre en place la solution technique la mieux adapt\u00e9e \u00e0 ses besoins, avec l\u2019appui \u00e9ventuel d\u2019un expert de la direction d\u00e9partementale ou r\u00e9gionale des finances publiques concern\u00e9e (correspondant d\u00e9mat\u00e9rialisation). Un chantier de d\u00e9mat\u00e9rialisation des proc\u00e9dures est aussi l\u2019occasion de mener des travaux de r\u00e9ing\u00e9nierie pour renforcer la performance globale de la gestion administrative des d\u00e9penses.<\/p>\n<p>Des \u00a0simplifications \u00a0sont \u00a0aussi \u00a0\u00e0 \u00a0rechercher \u00a0sur \u00a0les \u00a0pi\u00e8ces \u00a0justificatives \u00a0\u00e0 \u00a0transmettre \u00a0au comptable. Celles-ci doivent se cantonner aux pi\u00e8ces n\u00e9cessaires aux comptables publics pour l\u2019exercice de leurs contr\u00f4les, tels que pr\u00e9vus aux articles 19 et 20 du d\u00e9cret n\u00b0 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique et par la jurisprudence financi\u00e8re. L\u2019actualisation de la liste des pi\u00e8ces justificatives des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s et \u00e9tablissements publics locaux mentionn\u00e9e \u00e0 l\u2019article D.1617-19 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales et annex\u00e9e \u00e0 ce code s\u2019inscrit dans cette d\u00e9marche.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">\u00a01.1.2.\u00a0<strong>La r\u00e9duction du nombre de factures d&rsquo;un montant limit\u00e9 gr\u00e2ce \u00e0 la carte d&rsquo;achat<\/strong><\/h5>\n<p>Compte tenu du co\u00fbt de la gestion administrative des d\u00e9penses dans les services du seul ordonnateur, il appara\u00eet contre-productif pour ce dernier d\u2019\u00e9mettre des mandats de d\u00e9penses dont le montant est inf\u00e9rieur au \u201cpoint mort\u201d financier (montant auquel ce co\u00fbt administratif \u00e9quivaut au montant du mandat).<\/p>\n<p>Ainsi, le recours \u00e0 une carte d\u2019achat permet de diminuer le co\u00fbt de traitement des d\u00e9penses d\u2019un montant limit\u00e9. En effet, elle constitue un bon moyen de rationaliser la cha\u00eene de la d\u00e9pense publique au sens large, en r\u00e9duisant le nombre de mandats regroupant plusieurs d\u00e9penses. La\u00a0carte d&rsquo;achat est un moyen de paiement confi\u00e9 \u00e0 certains agents d\u00e9sign\u00e9s par l\u2019ordonnateur au sein de ses services.<\/p>\n<p>Ces derniers sont charg\u00e9s d\u2019effectuer, au moyen de cette carte, des achats aupr\u00e8s de fournisseurs pr\u00e9alablement r\u00e9f\u00e9renc\u00e9s dans le syst\u00e8me informatique de l\u2019\u00e9metteur de la carte d\u2019achat. Les cartes d&rsquo;achat sont ainsi d\u00e9tenues par des personnes physiques pour le compte d&rsquo;un organisme public local. Seul ce dernier est li\u00e9 par contrat \u00e0 l&rsquo;\u00e9tablissement financier qui a \u00e9mis la carte 11.<\/p>\n<p>C&rsquo;est donc sous l&rsquo;autorit\u00e9 de cette collectivit\u00e9 ou \u00e9tablissement public local, qui d\u00e9finit les r\u00e8gles de gestion de la carte en son sein, que les porteurs de carte utilisent la carte d&rsquo;achat. Un plafond de paiement peut \u00eatre param\u00e9tr\u00e9 par fournisseur, pour chaque porteur de carte. Celle-ci permet d\u2019effectuer des achats lors d\u2019une vente de proximit\u00e9 ou \u00e0 distance (internet notamment).<\/p>\n<p>Les services fournis par la carte d\u2019achat \u00e0 un organisme public local sont :<\/p>\n<p>\uf0d8\u00a0 \u00a0la simplification du processus de commande et d&rsquo;approbation qui peut \u00eatre ainsi d\u00e9l\u00e9gu\u00e9 \u00a0et contr\u00f4l\u00e9 automatiquement. Une fois les r\u00e8gles de gestion (plafonds et autorisations) fix\u00e9es par l&rsquo;ordonnateur, le processus de commande s\u2019en trouve all\u00e9g\u00e9 ;<\/p>\n<p>\uf0d8 \u00a0le service de paiement propos\u00e9, comme pour toutes les cartes bancaires (l&rsquo;\u00e9tablissement financier \u00a0\u00e9metteur \u00a0de \u00a0la \u00a0carte r\u00e8gle \u00a0le \u00a0fournisseur \u00a0dans \u00a0un \u00a0d\u00e9lai \u00a0pr\u00e9cis \u00a0et \u00a0demande remboursement ensuite \u00e0 l\u2019organisme public local) \u00a0;<\/p>\n<p>\uf0d8\u00a0\u00a0 la fourniture d\u2019un syst\u00e8me d&rsquo;information complet sur les achats, attach\u00e9 \u00e0 la carte d&rsquo;achat avec des outils d&rsquo;analyse sur les relev\u00e9s de d\u00e9penses. Ils permettent un suivi et une rationalisation des d\u00e9penses traditionnellement tr\u00e8s diss\u00e9min\u00e9es dans l\u2019organisme public local ;<\/p>\n<p>\uf0d8\u00a0 \u00a0l&rsquo;agr\u00e9gation p\u00e9riodique des montants unitaires de facturation regroup\u00e9s en un relev\u00e9 unique, directement int\u00e9grable dans le syst\u00e8me comptable de l&rsquo;acheteur public.<\/p>\n<p>Les op\u00e9rateurs de carte d&rsquo;achat fournissent, par ailleurs, des factures au format XML pour les achats de niveau 3 qui peuvent ainsi \u00eatre transmises de mani\u00e8re d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e au comptable public via le PES V2.<\/p>\n<p>Ce dispositif permet de r\u00e9duire les d\u00e9lais d\u2019approvisionnement ainsi que les co\u00fbts de gestion du c\u00f4t\u00e9 des acheteurs publics et de diminuer consid\u00e9rablement les d\u00e9lais de r\u00e8glement du c\u00f4t\u00e9 de leurs fournisseurs.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><strong>P<\/strong><strong>rincipaux avantages de la carte d\u2019achat pour un organisme public local<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>\uf071\u00a0\u00a0 \u00a0Optimisation du processus d&rsquo;achat :\n<ul>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0diminution des d\u00e9lais d&rsquo;approvisionnement,<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0suppression des co\u00fbts li\u00e9s \u00e0 la commande et \u00e0 l&rsquo;approbation,<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0consolidation des factures de plusieurs fournisseurs en une facture globale,<\/li>\n<li>meilleure r\u00e9conciliation et r\u00e9solution des contestations (par centralisation de l&rsquo;information),<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0suppression des relances fournisseurs.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\uf071\u00a0\u00a0 \u00a0Meilleur respect de la politique d&rsquo;achat :\n<ul>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0rationalisation des fournisseurs gr\u00e2ce \u00e0 une vision globale,<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0meilleure capacit\u00e9 d&rsquo;analyse des d\u00e9penses,<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0diminution des prix gr\u00e2ce au regroupement des fournisseurs.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\uf071\u00a0\u00a0 \u00a0D\u00e9centralisation du processus d&rsquo;achat :\n<ul>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0meilleure responsabilisation de l&rsquo;agent en charge des achats,<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0meilleur d\u00e9lai de livraison avec la diminution du temps de commande.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\uf071\u00a0\u00a0 \u00a0Diminution des co\u00fbts de facturation :\n<ul>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0diminution des co\u00fbts de traitement de la facture,<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0meilleure gestion des donn\u00e9es de la facture (TVA, montant HT),<\/li>\n<li>\uf0fc\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0r\u00e9duction des co\u00fbts de gestion li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation fiscale.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Un usage optimal de la carte d\u2019achat suppose que l\u2019organisme concern\u00e9 r\u00e9fl\u00e9chisse en amont aux objectifs poursuivis, \u00e0 ce qui pourrait changer dans sa gestion des achats, \u00e0 ce qui doit \u00e9voluer et \u00e0 la mani\u00e8re de les faire \u00e9voluer. Son comptable public peut l\u2019accompagner, tant dans ces \u00e9tudes pr\u00e9alables que dans la mise en \u0153uvre de son choix des modalit\u00e9s d\u2019utilisation.<\/p>\n<p>Le nombre de programmes de cartes achat dans le secteur local \u00e9tait de 650 fin 2014, contre 300 mi 2013.<\/p>\n<p>L\u2019Association\u00a0 \u00a0des\u00a0 \u00a0Professionnels\u00a0 \u00a0Europ\u00e9ens\u00a0 \u00a0de\u00a0 \u00a0la\u00a0 \u00a0Carte\u00a0 \u00a0d\u2019Achat\u00a0 \u00a0et\u00a0 \u00a0de\u00a0 \u00a0la\u00a0 \u00a0transaction d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e (APECA), en collaboration avec l\u2019ensemble des acteurs du dispositif carte d\u2019achat,\u00a0propose un outil de d\u00e9cision pour toutes les entit\u00e9s publiques qui se posent la question de savoir si elles \u201csautent le pas\u201d. Cette bo\u00eete \u00e0 outils en ligne se destine aussi \u00e0 faciliter les d\u00e9marches des collectivit\u00e9s qui ont d\u00e9j\u00e0 pris leur d\u00e9cision et souhaitent pouvoir organiser une consultation dans un d\u00e9lai court : <a href=\"http:\/\/www.association-apeca.org\/\">http:\/\/www.association-apeca.org <\/a>.<\/p>\n<p>Au del\u00e0 de cet outil, les collectivit\u00e9s peuvent s\u2019appuyer au niveau local sur leurs comptables et sur les \u00a0\u00ab correspondants \u00a0moyens \u00a0de \u00a0paiement \u00bb \u00a0en \u00a0direction \u00a0d\u00e9partementale \u00a0ou \u00a0r\u00e9gionale \u00a0des finances publiques pour les accompagner sur l\u2019ensemble d\u2019un projet. Une liste non exhaustive des organismes \u00a0publics \u00a0locaux \u00a0utilisant \u00a0\u00e0 \u00a0ce \u00a0jour \u00a0la \u00a0carte \u00a0d\u2019achat \u00a0est\u00a0 t\u00e9l\u00e9chargeable \u00a0\u00e0 \u00a0l\u2019adresse suivante :<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.association-apeca.org\/repupload\/upload-apeca\/services\/boite_outils\/liste_reference_programmes_0612.pdf\">http:\/\/www.association-apeca.org\/repupload\/upload- <\/a><a href=\"http:\/\/www.association-apeca.org\/repupload\/upload-apeca\/services\/boite_outils\/liste_reference_programmes_0612.pdf\">apeca\/services\/boite_outils\/liste_reference_programmes_0612.pdf <\/a>.<\/p>\n<p>Le comptable public r\u00e8gle les op\u00e9rations effectu\u00e9es par la carte d\u2019achat soit par virement bancaire, soit par pr\u00e9l\u00e8vement automatique. Dans ce dernier cas, les r\u00e8gles g\u00e9n\u00e9rales de mise en place du pr\u00e9l\u00e8vement automatique doivent \u00eatre respect\u00e9es.<\/p>\n<p>Toutefois, un dispositif de carte d\u2019achat n\u2019a pas vocation \u00e0 remplacer une r\u00e9gie d\u2019avances de menues d\u00e9penses. S\u2019il existe un int\u00e9r\u00eat \u00e0 avoir recours \u00e0 une carte bancaire (par exemple, pour r\u00e9aliser des achats sur Internet 12), le r\u00e9gisseur peut le cas \u00e9ch\u00e9ant \u00eatre dot\u00e9 d\u2019une simple carte bancaire adoss\u00e9e au compte de d\u00e9p\u00f4t de fonds au Tr\u00e9sor de la r\u00e9gie. De la m\u00eame mani\u00e8re, une carte d\u2019achat n\u2019a pas vocation \u00e0 se substituer \u00e0 une carte affaires. S\u2019il s\u2019ag\u00eet de r\u00e9gler les frais de d\u00e9placement d\u2019un agent de l\u2019entit\u00e9 publique, la carte affaires est le produit \u00e0 privil\u00e9gier.<\/p>\n<p>La \u00ab\u00a0carte affaires\u00a0\u00bb (ou \u00ab carte professionnelle \u00bb) est une carte de paiement \u00e0 d\u00e9bit diff\u00e9r\u00e9, nationale ou internationale, d\u00e9livr\u00e9e par un \u00e9tablissement financier (d\u00e9sign\u00e9 \u00e9galement sous le terme d\u2019\u00e9metteur), et destin\u00e9e au r\u00e8glement des frais professionnels engag\u00e9s par son titulaire. Elle est adoss\u00e9e sur un compte bancaire personnel sp\u00e9cifique de son titulaire. Elle est nominative et comporte \u00e9galement le nom de l\u2019organisme public dont d\u00e9pend le titulaire de la carte (obligatoire).<\/p>\n<p>Il est pr\u00e9cis\u00e9 que le dispositif de carte affaires fonctionne dans le cadre d\u2019une r\u00e9gie qui rembourse le titulaire de la carte des d\u00e9penses engag\u00e9es et r\u00e8gle \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement \u00e9metteur les frais li\u00e9s \u00e0 la d\u00e9livrance de la carte. Le titulaire b\u00e9n\u00e9ficie du diff\u00e9r\u00e9 de paiement attach\u00e9 \u00e0 la carte (de 45 \u00e0<\/p>\n<p>90 jours) qui permet \u00e0 l\u2019organisme public local de le rembourser des frais engag\u00e9s avant que son compte bancaire ne soit pr\u00e9lev\u00e9 des op\u00e9rations effectu\u00e9es au moyen de la carte. Pour l\u2019organisme public local, le dispositif de carte professionnelle permet un meilleur suivi des d\u00e9penses professionnelles gr\u00e2ce notamment \u00e0 la fourniture, par l\u2019\u00e9metteur de la carte, de relev\u00e9s d\u00e9taill\u00e9s et d\u2019\u00e9tats statistiques sur les op\u00e9rations r\u00e9alis\u00e9es au moyen de la carte. Contrairement \u00e0 la carte d\u2019achat, la carte affaires permet des retraits d\u2019esp\u00e8ces dans les distributeurs automatiques.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>1.1.3. Le recours \u00e0 des r\u00e9gisseurs d\u2019avances pour les d\u00e9penses de petit montant<\/strong><\/h5>\n<p>Des r\u00e9gies d\u2019avances peuvent \u00eatre cr\u00e9\u00e9es pour assurer le paiement des d\u00e9penses modiques\u00a0(articles R.1617-1 \u00e0 18 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales).<\/p>\n<p>Des agents d\u2019une collectivit\u00e9 territoriale ou d\u2019un \u00e9tablissement public local peuvent \u00eatre nomm\u00e9s r\u00e9gisseurs d\u2019avances pour op\u00e9rer certains d\u00e9caissements pour le compte du comptable public (article 22 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique). Les r\u00e8gles d\u2019institution et de fonctionnement de telles r\u00e9gies sont d\u00e9taill\u00e9es par l\u2019instruction de la DGFiP n\u00b006-031-A-B-M du 21 avril 2006 relative aux r\u00e9gies du secteur public local 13.<\/p>\n<p>Le paiement par un r\u00e9gisseur offre des avantages par rapport au r\u00e8glement par le comptable public au moyen de l\u2019\u00e9mission d\u2019un mandat de d\u00e9penses par l\u2019ordonnateur :<\/p>\n<ul>\n<li>Le r\u00e9gisseur peut op\u00e9rer des paiements au comptant conditionnant la d\u00e9livrance de certaines prestations (achats sur internet,\u2026) ;<\/li>\n<li>Le r\u00e9gisseur peut op\u00e9rer des paiements plus rapides, ne n\u00e9cessitant pas un ordonnancement pr\u00e9alable (cha\u00eene administrative plus ou moins longue selon l\u2019organisation interne de l\u2019organisme public local). Implant\u00e9 au c\u0153ur m\u00eame des zones d\u2019accueil fr\u00e9quent\u00e9es par les usagers et dot\u00e9 de moyens de paiement diversifi\u00e9s (num\u00e9raire, ch\u00e8que, carte bancaire, Mon\u00e9o, pr\u00e9l\u00e8vement, virement et autres moyens de paiement), il est plus facilement accessible.<\/li>\n<li>Les proc\u00e9dures de paiement des r\u00e9gisseurs sont largement d\u00e9centralis\u00e9es et sont donc plus rapides (pas de cha\u00eene pr\u00e9alable d\u2019\u00e9mission des mandats de d\u00e9pense au sein des diff\u00e9rents services concern\u00e9s de l\u2019ordonnateur). Elles permettent donc de r\u00e9duire le co\u00fbt de gestion des d\u00e9penses courantes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La contrepartie de cet assouplissement \u00e0 la r\u00e8gle de distinction de l\u2019ordonnateur et du comptable (article 60 de la loi n\u00b063-156 du 23 f\u00e9vrier 1963 et d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012) est la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019un contr\u00f4le rigoureux des r\u00e9gisseurs \u00e0 la fois par les comptables et les ordonnateurs pour ma\u00eetriser les risques (1er alin\u00e9a de l\u2019article R.1617-17 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales).<\/p>\n<p>Les d\u00e9penses des r\u00e9gisseurs sont r\u00e9gularis\u00e9es par l\u2019\u00e9mission de mandats de droit commun appuy\u00e9s des m\u00eames pi\u00e8ces justificatives que pour les d\u00e9penses hors r\u00e9gies. Les r\u00e8gles de d\u00e9mat\u00e9rialisation de droit commun leur sont applicables.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong>1.2) Am\u00e9liorer les relations avec les fournisseurs :<\/strong><\/h3>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>1.2.1. La rapidit\u00e9 et la rigueur dans la r\u00e9ception des factures, le contr\u00f4le du service fait et le mandatement des d\u00e9penses<\/strong><\/h5>\n<p>En dehors du cas de paiement des d\u00e9penses par un r\u00e9gisseur, la collectivit\u00e9 territoriale ou l\u2019\u00e9tablissement public local doit veiller \u00e0 la c\u00e9l\u00e9rit\u00e9 de l\u2019\u00e9mission du mandat de d\u00e9penses. D\u2019un point de vue statistique, il est souvent constat\u00e9 une corr\u00e9lation entre le d\u00e9lai moyen de paiement des d\u00e9penses et les conditions tarifaires obtenues des fournisseurs int\u00e9grant le co\u00fbt de leur propre gestion de tr\u00e9sorerie.<\/p>\n<p>\u00ab <em>Les ordonnateurs <\/em>[\u2026] <em>engagent, liquident et ordonnancent les d\u00e9penses. <\/em>[\u2026] <em>Ils transmettent au comptable public comp\u00e9tent les ordres <\/em>[\u2026] <em>de payer assortis des pi\u00e8ces justificatives requises, ainsi que les certifications qu&rsquo;ils d\u00e9livrent. Ils \u00e9tablissent les documents n\u00e9cessaires \u00e0 la tenue, par les comptables publics, des comptabilit\u00e9s dont la charge incombe \u00e0 ces derniers <\/em>\u00bb (article 11 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique).<\/p>\n<p>Pour s\u00e9curiser les achats de l\u2019organisme public local, l\u2019ordonnateur assume \u00ab <em>la liquidation <\/em>[qui]\u00a0<em>consiste \u00e0 v\u00e9rifier la r\u00e9alit\u00e9 de la dette et \u00e0 arr\u00eater le montant de la d\u00e9pense. Elle comporte :<\/em><\/p>\n<p><em>1\u00b0 La certification du service fait, par laquelle l&rsquo;ordonnateur atteste la conformit\u00e9 \u00e0 l&rsquo;engagement de la livraison ou de la prestation ;<\/em><\/p>\n<p><em>2\u00b0 La d\u00e9termination du montant de la d\u00e9pense au vu des titres ou d\u00e9cisions \u00e9tablissant les droits acquis par les cr\u00e9anciers <\/em>\u00bb (article 31 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 7 novembre 2012).<\/p>\n<p>Pour m\u00e9moire, l&rsquo;article 33 du d\u00e9cret n\u00b0 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique mentionne que \u00ab <em>le paiement ne peut intervenir avant l&rsquo;\u00e9ch\u00e9ance de la dette, l&rsquo;ex\u00e9cution du service, la d\u00e9cision individuelle d&rsquo;attribution d&rsquo;allocations ou la d\u00e9cision individuelle de subvention <\/em>\u00bb. S&rsquo;agissant des march\u00e9s publics, l&rsquo;appr\u00e9ciation du service fait est effectu\u00e9e au regard de l&rsquo;ex\u00e9cution r\u00e9elle de la prestation, en conformit\u00e9 avec les exigences formul\u00e9es par la collectivit\u00e9. Cette appr\u00e9ciation permet de d\u00e9terminer la liquidation de la d\u00e9pense.<\/p>\n<p>L\u2019ordonnateur doit veiller particuli\u00e8rement \u00e0 l\u2019enregistrement dans son syst\u00e8me d\u2019information de la date de r\u00e9ception de la facture de son fournisseur qui fait courir le d\u00e9lai maximal de paiement de\u00a030 jours, sous peine de devoir payer en plus \u00e0 ce dernier des int\u00e9r\u00eats moratoires et l&rsquo;indemnit\u00e9 forfaitaire pour frais de recouvrement mentionn\u00e9s aux articles 39 et 40 de la loi n\u00b02013-100 du\u00a028 janvier 2013 portant diverses dispositions d&rsquo;adaptation de la l\u00e9gislation au droit de l&rsquo;Union\u00a0europ\u00e9enne en mati\u00e8re \u00e9conomique et financi\u00e8re. S\u2019il ne respecte pas cette r\u00e8gle, le cr\u00e9ancier peut en demander le mandatement d&rsquo;office au Pr\u00e9fet (cf. article L.1612-18 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales).<\/p>\n<p>La ma\u00eetrise de ce d\u00e9lai de 30 jours, couvrant l\u2019intervention des services \u00e0 la fois de l\u2019ordonnateur (20 jours maximum) et du comptable public (10 jours maximum), suppose une parfaite coordination de ces deux acteurs de la cha\u00eene de la d\u00e9pense (cf. d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique ; Instruction de la DGFiP du 15 avril 2013 diffusant la circulaire relative \u00e0 l&rsquo;application dans le secteur public local et hospitalier du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique &#8211; BOFIP-GCP-13-0014 du 22 avril 2013).<\/p>\n<p>Il convient cependant de rappeler qu\u2019en 2012, \u00a0l\u2019Etat, pour ses besoins propres, a mis en place un portail de r\u00e9ception, de suivi et d\u2019archivage de ses factures \u00e9lectroniques. Le Gouvernement a d\u00e9cid\u00e9 de faire \u00e9voluer ce portail vers une solution mutualis\u00e9e qui, \u00e0 compter de 2017, sera mise gratuitement \u00e0 la disposition de toutes les entit\u00e9s publiques, sous le nom de Chorus Portail Pro (CPP). La r\u00e9alisation de cet outil, confi\u00e9e \u00e0 l\u2019Agence pour l\u2019Informatique Financi\u00e8re de l\u2019Etat (AIFE), prend en compte les contraintes de gestion propres aux collectivit\u00e9s locales et aux \u00e9tablissements publics, gr\u00e2ce \u00e0 un dialogue constant, \u00e0 toutes les phases du projet, avec les principales associations \u00a0nationales \u00a0d\u2019\u00e9lus \u00a0locaux \u00a0et \u00a0f\u00e9d\u00e9rations \u00a0(h\u00f4pitaux, \u00a0offices \u00a0publics \u00a0de \u00a0l\u2019habitat, etc.). Ainsi, sous l\u2019\u00e9gide de la Structure Nationale Partenariale, des groupes de travail techniques ont r\u00e9uni les principales associations d\u2019\u00e9lus locaux et f\u00e9d\u00e9rations, afin d\u2019arr\u00eater les principes directeurs de fonctionnement de CPP. Sur cette base, l\u2019AIFE a r\u00e9dig\u00e9 les sp\u00e9cifications externes de la solution informatique qui sera d\u00e9velopp\u00e9e en 2015-2016. Une phase de test est pr\u00e9vue avec des entit\u00e9s pilotes \u00e0 compter de juin 2016, l\u2019ouverture g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e de CPP devant s\u2019effectuer en d\u00e9cembre 2016.<\/p>\n<p>Parmi les avantages de CPP figurent, notamment :<\/p>\n<p>&#8211; la possibilit\u00e9, pour les collectivit\u00e9s et les \u00e9tablissements publics, d\u2019obliger leurs fournisseurs \u00e0 renseigner le num\u00e9ro de bon de commande auquel rattacher la facture et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, le code\u00a0du service destinataire ;<\/p>\n<p>&#8211; la s\u00e9curisation de la date d\u2019enregistrement de la facture.<\/p>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation (cf. supra) et le contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat des d\u00e9penses (cf. infra) sont les leviers majeurs \u00e0 privil\u00e9gier pour diminuer leurs d\u00e9lais de traitement des pi\u00e8ces de d\u00e9penses. Par ailleurs, \u00ab <em>si l&rsquo;ordonnateur et le comptable public ont pr\u00e9cis\u00e9 les modalit\u00e9s de leur coop\u00e9ration dans le cadre d&rsquo;un d\u00e9lai de r\u00e8glement conventionnel, sur la base d&rsquo;un mod\u00e8le fix\u00e9 par arr\u00eat\u00e9 du ministre charg\u00e9 du budget, c&rsquo;est le d\u00e9lai d&rsquo;intervention pr\u00e9vu pour le comptable public dans le cadre de cette convention qui s&rsquo;applique, d\u00e8s lors que l&rsquo;ordonnateur a tenu les engagements qu&rsquo;il a pris dans ladite convention pour permettre au comptable public de respecter ce d\u00e9lai <\/em>\u00bb (article 12\u00a0du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013). Les ordonnateurs et les comptables publics sont ainsi incit\u00e9s \u00e0 conclure \u00e0 cette fin une convention par laquelle le comptable s\u2019engage \u00e0 ex\u00e9cuter les ordres de payer dans un d\u00e9lai inf\u00e9rieur \u00e0 celui r\u00e9glementaire de 10 jours en contrepartie de l\u2019optimisation des proc\u00e9dures et de l\u2019organisation des services de l\u2019ordonnateur qu\u2019ils ont d\u00e9cid\u00e9e ensemble.<\/p>\n<p>\u00ab <em>La signature manuscrite, ou \u00e9lectronique conform\u00e9ment aux modalit\u00e9s fix\u00e9es par arr\u00eat\u00e9 du ministre en charge du budget, du bordereau r\u00e9capitulant les mandats de d\u00e9pense emporte certification du service fait des d\u00e9penses concern\u00e9es et attestation du caract\u00e8re ex\u00e9cutoire des pi\u00e8ces justifiant les d\u00e9penses concern\u00e9es <\/em>\u00bb (2nd \u00a0alin\u00e9a de l\u2019article D.1617-23 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales).<\/p>\n<p>La compl\u00e9tude et la fiabilit\u00e9 des donn\u00e9es transmises au comptable public (flux PES d\u00e9pense) est importante pour la fluidit\u00e9 de la cha\u00eene de d\u00e9pense et \u00e9viter les rejets. La saisie syst\u00e9matique de la date de r\u00e9ception de la facture, en attendant sa reprise automatis\u00e9e via CPP, permet par exemple un d\u00e9compte automatique du d\u00e9lai de paiement par H\u00e9lios et la g\u00e9n\u00e9ration d&rsquo;un tableau de bord pour l&rsquo;ordonnateur.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>1.2.2. Optimiser l&rsquo;organisation de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses<\/strong><\/h5>\n<p>Toutes cat\u00e9gories de collectivit\u00e9s locales et d\u2019\u00e9tablissements publics locaux confondues, la moyenne annuelle du d\u00e9lai global de paiement des d\u00e9penses publiques locales est pass\u00e9e de 27 jours en 2012 \u00e0 28,6 jours en 2014. Il reste donc relativement stable et inf\u00e9rieur au plafond r\u00e9glementaire de 30 jours, malgr\u00e9 un certain \u00e9cart de perception de la part des fournisseurs.<\/p>\n<p>Le \u00a0partage \u00a0des \u00a0comp\u00e9tences \u00a0respectives\u00a0 de \u00a0l\u2019ordonnateur \u00a0et \u00a0du \u00a0comptable \u00a0public \u00a0n\u2019est \u00a0pas toujours ma\u00eetris\u00e9 par le cr\u00e9ancier. L\u2019organisation interne de l\u2019organisme public cr\u00e9ancier (services liquidateurs, financiers,\u2026) peut \u00eatre aussi complexe.<\/p>\n<p>Afin d\u2019am\u00e9liorer la visibilit\u00e9 des fournisseurs sur le paiement de leurs factures, il est rappel\u00e9 qu\u2019une logique de \u00ab guichet unique \u00bb avec l&rsquo;obligation de facturation \u00e9lectronique sera g\u00e9n\u00e9ralis\u00e9e pour la commande publique, y compris entre personnes publiques, \u00e0 compter de 2020 (ordonnance du 24 juin 2014) avec la mise \u00e0 disposition du portail \u00ab Chorus Portail Pro 2017 \u00bb.<\/p>\n<p>Dans l\u2019attente de la mise en place de ce dispositif, et pour am\u00e9liorer la visibilit\u00e9 des fournisseurs sur le d\u00e9lai de paiement de leurs cr\u00e9ances, l\u2019ordonnateur s\u2019il le souhaite, peut d\u00e9cider avec le comptable de cr\u00e9er un guichet physiquement unique (\u00e9loignement g\u00e9ographique,\u2026) avec la mise en place d\u2019 un dispositif de r\u00e9ception de toute demande par les services de l\u2019un ou de l\u2019autre, avec renvoi ensuite vers le service comp\u00e9tent sans que le fournisseur n\u2019ait \u00e0 faire de d\u00e9marche suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n<p>Les informations port\u00e9es sur le libell\u00e9 du virement op\u00e9r\u00e9 sur le compte bancaire du cr\u00e9ancier peuvent lui permettre autant que possible de s\u2019orienter entre les diff\u00e9rents services qu\u2019il peut contacter suivant la nature de sa demande. Le site internet de l\u2019organisme public d\u00e9biteur et son service d\u2019accueil en mairie, h\u00f4tel du d\u00e9partement ou de r\u00e9gion doivent aussi faciliter cette orientation (mise au point de guides des agents d\u2019accueil, formation conjointe de ces derniers,\u2026). Pour le comptable local, l&rsquo;identification du tiers personne morale, pour le rapprochement de la facture et du virement, doit privil\u00e9gier le contr\u00f4le du num\u00e9ro SIRET, le nom commercial ou la raison sociale pouvant varier en fonction de la politique commerciale d&rsquo;un fournisseur d&rsquo;une facture \u00e0 une autre.<\/p>\n<p>L\u2019ordonnateur et le comptable peuvent convenir ensemble, m\u00eame si le contexte local ne se pr\u00eate pas \u00e0 la cr\u00e9ation d\u2019un guichet physiquement unique (\u00e9loignement g\u00e9ographique,\u2026), d\u2019un dispositif de r\u00e9ception de toute demande par les services de l\u2019un ou de l\u2019autre, avec renvoi ensuite vers le service comp\u00e9tent sans que le fournisseur n\u2019ait \u00e0 faire de d\u00e9marche suppl\u00e9mentaire.<\/p>\n<p>Pour \u00a0r\u00e9duire \u00a0encore \u00a0les \u00a0DGP, \u00a0il \u00a0est \u00a0\u00e9galement \u00a0rappel\u00e9 \u00a0que \u00a0\u00ab <em>la \u00a0signature \u00a0manuscrite \u00a0ou \u00e9lectronique \u00a0<\/em>[&#8230;] <em>du \u00a0bordereau \u00a0r\u00e9capitulant \u00a0les \u00a0mandats \u00a0de \u00a0d\u00e9pense \u00a0emporte \u00a0certification \u00a0du service fait des d\u00e9penses concern\u00e9es et attestation du caract\u00e8re ex\u00e9cutoire des pi\u00e8ces justifiant\u00a0<\/em><em>l<\/em><em>es d\u00e9penses concern\u00e9es <\/em>\u00bb (2\u00e8me alin\u00e9a de l&rsquo;article D.1617-23 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales). Ainsi, une signature attestant le service fait sur chaque facture n&rsquo;est aucunement indispensable. La r\u00e9ing\u00e9nierie du processus de validation du service fait en univers d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 fait partie des bonnes pratiques recommand\u00e9es pour les ordonnateurs, le comptable proc\u00e9dant, de son c\u00f4t\u00e9, \u00e0 la r\u00e9ing\u00e9nierie de ses propres processus de travail.<\/p>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures facilite leur traitement centralis\u00e9 en un lieu unique au sein des services \u00a0de \u00a0l\u2019ordonnateur \u00a0(cf. \u00a03\u00e8me\u00a0\u00a0 \u00a0partie \u00a0de \u00a0l\u2019ouvrage \u00a0\u00ab <em>R\u00e9ussir \u00a0la \u00a0d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00a0des proc\u00e9dures financi\u00e8res \u2013 Retour d\u2019exp\u00e9rience <\/em>\u00bb, Dossier d\u2019experts de la lettre du cadre territorial, Territorial \u00e9ditions, juillet 2013, r\u00e9f\u00e9rence DE 755). Un tel \u00ab <em>centre facturier <\/em>\u00bb permet de d\u00e9gager des gains de productivit\u00e9 et facilite la mise en \u0153uvre de la d\u00e9mat\u00e9rialisation. Il peut aussi \u00eatre con\u00e7u \u00a0comme \u00a0une \u00a0premi\u00e8re \u00a0\u00e9tape \u00a0vers\u00a0 un \u00a0\u00ab <em>service \u00a0facturier <\/em>\u00bb \u00a0mutualisant \u00a0les \u00a0contr\u00f4les \u00a0de l\u2019ordonnateur et du comptable public 14.<\/p>\n<p>Certains organismes publics locaux ont r\u00e9alis\u00e9 une r\u00e9ing\u00e9nierie de leur cha\u00eene de d\u00e9pense en vue de rationaliser cette derni\u00e8re. Le constat organisationnel initial g\u00e9n\u00e9ralement dress\u00e9 est le suivant :<\/p>\n<ul>\n<li>Une r\u00e9ception des factures au format papier dispers\u00e9e entre les services op\u00e9rationnels en fonction de leur domaine de comp\u00e9tence (d\u00e9centralisation pouss\u00e9e de la fonction achat) ;<\/li>\n<li>Un manque de professionnalisation de l\u2019amont de la fonction comptable exerc\u00e9e au sein de cellules implant\u00e9es dans les diff\u00e9rents services op\u00e9rationnels (urbanisme, affaires scolaires,\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Une \u00a0telle \u00a0dispersion \u00a0du \u00a0traitement \u00a0des \u00a0factures \u00a0engendre \u00a0notamment\u00a0 une \u00a0redondance \u00a0des contr\u00f4les \u00a015, une \u00a0h\u00e9t\u00e9rog\u00e9n\u00e9it\u00e9 \u00a0des \u00a0pratiques \u00a0selon \u00a0les \u00a0services \u00a0et \u00a0des \u00a0d\u00e9faillances \u00a0dans \u00a0la ma\u00eetrise de bout en bout du d\u00e9lai global de paiement et dans le pilotage des en-cours de factures restant \u00e0 payer.<\/p>\n<p>De telles mutualisations s\u2019inspirent de celles mises en place dans de grandes entreprises priv\u00e9es et parapubliques ayant rationalis\u00e9 leur fonction comptable en la centralisant et l\u2019informatisant.<\/p>\n<p>Dans le secteur public, la nouvelle organisation mise en place consiste \u00e0 cr\u00e9er chez l\u2019ordonnateur un centre de services partag\u00e9s auquel les t\u00e2ches suivantes sont confi\u00e9es :<\/p>\n<p>R\u00e9ception en un point unique de l\u2019ensemble des factures \u00e9mises par les fournisseurs ; Num\u00e9risation des factures papier en vue de faciliter leur circulation entre plusieurs services, leur exploitation rapide et leur archivage ;<\/p>\n<p>Traitement, en lien avec les services op\u00e9rationnels, des factures d\u00e9pourvues d\u2019attestation de service fait ou pr\u00e9sentant un \u00e9cart avec l\u2019engagement juridique (montant diff\u00e9rent,\u2026) ; Pr\u00e9paration administrative du mandatement des d\u00e9penses.<\/p>\n<p>Ces initiatives reposent sur une d\u00e9mat\u00e9rialisation pr\u00e9coce des factures qui en ouvre l\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019ensemble des acteurs de la cha\u00eene reliant l\u2019ordonnateur et le comptable. Des gains multiples ont pu \u00eatre identifi\u00e9s suite \u00e0 la mise en place de cette r\u00e9organisation interne \u00e0 un organisme public local :<\/p>\n<p>&#8211; Homog\u00e9n\u00e9isation de la qualit\u00e9 de mandatement (professionnalisation) ;<\/p>\n<p>&#8211; Am\u00e9lioration du pilotage de la cha\u00eene de la d\u00e9pense et de la tenue de la comptabilit\u00e9 d\u2019engagement (contr\u00f4le syst\u00e9matique de la pr\u00e9sence d\u2019un engagement juridique par facture) ;<\/p>\n<p>&#8211; Fiabilisation de la comptabilisation des rattachements de charges en fin d\u2019exercice.<\/p>\n<p>Une r\u00e9ing\u00e9nierie organisationnelle de m\u00eame type peut \u00e9galement \u00eatre mise en place dans les collectivit\u00e9s g\u00e9rant une importante volum\u00e9trie de subventions. Cela permet de s\u00e9parer et ainsi professionnaliser les fonctions de gestion et attribution des fonctions financi\u00e8res et comptables.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">1.2.3.\u00a0<strong>La ma\u00eetrise partag\u00e9e du processus \u00ab subvention \u00bb<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019attribution de subventions ou d\u2019aides est encadr\u00e9e par un corpus l\u00e9gislatif et r\u00e9glementaire. Les collectivit\u00e9s et \u00e9tablissements ont la possibilit\u00e9, et c\u2019est pr\u00e9conis\u00e9, de d\u00e9finir leur propre politique d\u2019intervention (r\u00e8glement int\u00e9rieur des interventions, par exemple).<\/p>\n<p>L\u2019instruction permet de v\u00e9rifier que la demande pr\u00e9sent\u00e9e est recevable car conforme \u00e0 la r\u00e9glementation externe et interne. Pour \u00eatre l\u00e9gales les subventions ou les aides doivent pr\u00e9senter un int\u00e9r\u00eat \u00ablocal\u00bb pour la collectivit\u00e9 versante et \u00eatre dans le champ de leur comp\u00e9tence. Les personnes publiques ou priv\u00e9es sollicitant une subvention d\u00e9posent aupr\u00e8s de la collectivit\u00e9 ou de l\u2019\u00e9tablissement un dossier de demande de subvention comportant des renseignements sur le demandeur, le projet, le montant du financement sollicit\u00e9, la situation financi\u00e8re du demandeur notamment. Au-del\u00e0 de 23000 \u20ac, la conclusion d&rsquo;une convention est pr\u00e9vue par la loi.<\/p>\n<p>Le contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat peut \u00eatre mis en place, il pr\u00e9voit un diagnostic de la cha\u00eene de d\u00e9penses \u00ab subventions \u00bb afin d\u2019identifier les risques et les points de vigilance dans la perspective d\u2019un traitement ma\u00eetris\u00e9 et plus rapide de la d\u00e9pense concern\u00e9e.<\/p>\n<p>L&rsquo;annexe I de l&rsquo;article D.1617-19 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales fixant la liste des pi\u00e8ces justificatives des d\u00e9penses dans le secteur public local, \u00e9num\u00e8re, dans sa rubrique 721, les pi\u00e8ces devant \u00eatre produites \u00e0 l&rsquo;appui d&rsquo;un mandat de paiement de subvention.<\/p>\n<p>Une pratique \u00e0 valoriser dans le traitement partag\u00e9 de cette cha\u00eene de d\u00e9penses concerne les conventions financi\u00e8res accompagnant le versement de subventions. Celles-ci interviennent dans un large champ de comp\u00e9tences des diff\u00e9rents niveaux de collectivit\u00e9s locales (formation professionnelle, accompagnement et interventions sociales, financement du logement social \u00a0aides aux \u00a0associations,\u00a0 aides \u00a0aux \u00a0entreprises,\u00a0 aides \u00a0aux \u00a0collectivit\u00e9s \u00a0publiques, \u00a0par \u00a0exemple)\u00a0 et pr\u00e9voient le plus souvent, outre la production des budgets et des comptes annuels, diff\u00e9rents rapports d&rsquo;activit\u00e9s ou compl\u00e9ments d&rsquo;informations destin\u00e9s \u00e0 \u00e9valuer les missions exerc\u00e9es gr\u00e2ce au financement accord\u00e9, sans lien direct avec la liquidation de la subvention.<\/p>\n<p>Les \u00e9l\u00e9ments de ces documents autres que ceux relatifs \u00e0 l&rsquo;ex\u00e9cution financi\u00e8re de la convention\u00a0de subvention ou d&rsquo;aide ne sont pas utiles lorsqu&rsquo;ils sont sans lien avec les contr\u00f4les dont le comptable public est personnellement et p\u00e9cuniairement responsable. Ils ne font qu&rsquo;augmenter\u00a0inutilement le volume des pi\u00e8ces \u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialiser par l&rsquo;ordonnateur et \u00e0 transmettre au comptable.<\/p>\n<p>La pertinence de cette bonne pratique a d&rsquo;ailleurs conduit \u00e0 moderniser la liste des pi\u00e8ces justificatives de la d\u00e9pense susmentionn\u00e9e en la mati\u00e8re afin que la justification d&rsquo;une subvention puisse s&rsquo;appuyer sur une d\u00e9lib\u00e9ration et ses \u00e9ventuelles annexes, le comptable public n&rsquo;ayant recours \u00e0 la convention elle-m\u00eame qu&rsquo;en cas d&rsquo;insuffisance des informations port\u00e9es sur les documents vot\u00e9s par la collectivit\u00e9, notamment aux fins du contr\u00f4le de l&rsquo;exactitude de la liquidation de la d\u00e9pense (article 50 et du 2\u00b0 de l&rsquo;article 20 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique).<\/p>\n<p>Par ailleurs, si les comptables locaux assignataires ne sont ni charg\u00e9s ni en capacit\u00e9 d&rsquo;appr\u00e9cier l&rsquo;utilisation des subventions re\u00e7ues ou vers\u00e9es par les collectivit\u00e9s locales, et ne peuvent donc \u00eatre charg\u00e9s d&rsquo;une mission de certification pr\u00e9vu par les programmes europ\u00e9ens ou nationaux, ils sont en revanche invit\u00e9s chaque fois que n\u00e9cessaire \u00e0 certifier avoir proc\u00e9d\u00e9 au paiement des mandats dont les ordonnateurs auront pr\u00e9cis\u00e9 les r\u00e9f\u00e9rences, montants et cr\u00e9anciers. Cette \u00ab certification de \u00a0la \u00a0d\u00e9pense \u00a0ex\u00e9cut\u00e9e \u00bb \u00a0dans \u00a0le \u00a0cadre \u00a0de \u00a0politiques \u00a0de \u00a0subventionnement \u00a0doit \u00a0faciliter \u00a0la centralisation et l&rsquo;optimisation de sa gestion financi\u00e8re par l&rsquo;ordonnateur.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">1.2.4.\u00a0<strong>La ma\u00eetrise partag\u00e9e du processus \u00abpaye\u00bb<\/strong><\/h5>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation est un levier d&rsquo;optimisation en mati\u00e8re de d\u00e9penses de personnel.<\/p>\n<p>Ainsi, la g\u00e9n\u00e9ralisation du recours au sch\u00e9ma de donn\u00e9es r\u00e9f\u00e9renc\u00e9 (format xml) dans la convention cadre nationale, constitue un vecteur d&rsquo;harmonisation du paiement des r\u00e9mun\u00e9rations. Les fichiers des donn\u00e9es de paye conformes \u00e0 ce sch\u00e9ma sont transmis au comptable public et H\u00e9lios, avec le PESV2, \u00e0 l&rsquo;appui du mandat de d\u00e9pense ou dans un PES-PJ s\u00e9par\u00e9 r\u00e9f\u00e9ren\u00e7ant le mandat. Tout autre format de d\u00e9mat\u00e9rialisation et vecteur de transmission sont proscrits depuis le\u00a01er janvier 2015 et l&rsquo;ann\u00e9e 2015 doit \u00eatre celle de l&rsquo;ach\u00e8vement des modifications des syst\u00e8mes d&rsquo;information \u00a0des \u00a0ordonnateurs. \u00a0La \u00a0d\u00e9mat\u00e9rialisation \u00a0est \u00a0\u00e9galement \u00a0propice \u00a0\u00e0 \u00a0la \u00a0garantie de\u00a0confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es personnelles \u00e9chang\u00e9es puisque le recours au PES-PJ permet de\u00a0dissocier l&rsquo;envoi de la pi\u00e8ce justificative portant les donn\u00e9es personnelles de l&rsquo;agent, du mandat de d\u00e9pense en lui-m\u00eame.<\/p>\n<p>La s\u00e9lectivit\u00e9 du contr\u00f4le de la d\u00e9pense appliqu\u00e9e \u00e0 la paye constitue aussi un levier d&rsquo;optimisation de ce type de d\u00e9penses. En effet, le contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat (CAP) est une modalit\u00e9 de contr\u00f4le particuli\u00e8rement adapt\u00e9 aux d\u00e9penses de paye puisqu\u2019il s&rsquo;agit d&rsquo;op\u00e9rations de d\u00e9penses r\u00e9currentes, comportant des volumes financiers importants et utilisant des SIRH qui disposent de process formalis\u00e9s se pr\u00eatant assez ais\u00e9ment \u00e0 un diagnostic conjoint ordonnateur\/comptable pr\u00e9alable \u00e0 la signature d&rsquo;une convention de CAP.<\/p>\n<p>Par ailleurs, l&rsquo;arr\u00eat\u00e9 du 6 janvier 2014 qui a relev\u00e9 le seuil de dispense de transmission des pi\u00e8ces justificatives \u00e0 2000 euros pour les d\u00e9penses de personnel, est un vecteur important de simplification du fait des volumes de documents au format papier pour ce type de d\u00e9penses. Pour\u00a0autant, les collectivit\u00e9s qui ont d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 l&rsquo;ensemble de leurs pi\u00e8ces justificatives, pourront continuer \u00e0 envoyer la totalit\u00e9 de ces pi\u00e8ces, notamment \u00e0 des fins d&rsquo;archivage, alors que le comptable ne proc\u00e9dera bien qu&rsquo;aux contr\u00f4les pr\u00e9vus par la convention de CAP conclue avec l&rsquo;ordonnateur.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">1.2.5.\u00a0<strong>L\u2019utilisation d\u2019une palette de moyens de paiement suffisamment large pour simplifier l\u2019ex\u00e9cution des d\u00e9penses selon leurs caract\u00e9ristiques<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019un des leviers permettant d\u2019accro\u00eetre la c\u00e9l\u00e9rit\u00e9 et la simplicit\u00e9 de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses consiste \u00e0 convenir avec les cr\u00e9anciers du moyen de paiement le mieux adapt\u00e9 aux besoins de tous les intervenants.<\/p>\n<p>\u00ab <em>Le paiement est fait par tout moyen ou instrument de paiement pr\u00e9vu par le code mon\u00e9taire et financier, dans les conditions pr\u00e9cis\u00e9es par arr\u00eat\u00e9 du ministre charg\u00e9 du budget <\/em>\u00bb (article 34 du d\u00e9cret n\u00b0 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique). Ce dernier est l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 24 d\u00e9cembre 2012 portant application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et\u00a043 du d\u00e9cret n\u00b0 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique et \u00e9num\u00e9rant les moyens de r\u00e8glement des d\u00e9penses publiques et les moyens d&rsquo;encaissement des recettes publiques (NOR EFIE1239638A &#8211; JORF du 27 d\u00e9cembre 2012).<\/p>\n<p>En vertu des articles 2 et 3 de l\u2019arr\u00eat\u00e9 pr\u00e9cit\u00e9 du 24 d\u00e9cembre 2012, le virement bancaire est le mode de droit commun d\u2019ex\u00e9cution des mandats de d\u00e9pense \u00e9mis par l\u2019ordonnateur. Sauf exceptions \u00e9num\u00e9r\u00e9es par ce texte, il est obligatoire pour les d\u00e9penses d\u2019un montant sup\u00e9rieur \u00e0\u00a0300 \u20ac. En outre, le plafond des d\u00e9penses en esp\u00e8ces (billets et pi\u00e8ces) est aussi fix\u00e9 \u00e0 300 \u20ac. Le paiement par ch\u00e8que sur le Tr\u00e9sor est limit\u00e9 \u00e0 des cas exceptionnels d\u00e9finis par la DGFiP et les frais qui en d\u00e9coulent sont support\u00e9s par l\u2019organisme public local sollicitant son emploi 16.<\/p>\n<p>Le comptable public est \u00e0 la disposition de l\u2019ordonnateur pour d\u00e9finir un moyen de paiement alternatif aux esp\u00e8ces et aux ch\u00e8ques sur le Tr\u00e9sor qui engendrent le plus de co\u00fbts de gestion et comportent le plus de risques.<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td width=\"91\"><em>Nombre d&rsquo;op\u00e9rations<\/em><\/td>\n<td width=\"86\">&nbsp;<\/p>\n<p>2010<\/td>\n<td width=\"87\">&nbsp;<\/p>\n<p>2011<\/td>\n<td width=\"84\">&nbsp;<\/p>\n<p>2012<\/td>\n<td width=\"90\">&nbsp;<\/p>\n<p>2013<\/td>\n<td width=\"95\">&nbsp;<\/p>\n<p>2014<\/td>\n<td width=\"88\">&nbsp;<\/p>\n<p>2015<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"91\">&nbsp;<\/p>\n<p>Pr\u00e9l\u00e8vements<\/td>\n<td width=\"86\">&nbsp;<\/p>\n<p>112 348<\/td>\n<td width=\"87\">&nbsp;<\/p>\n<p>157 644<\/td>\n<td width=\"84\">&nbsp;<\/p>\n<p>236 602<\/td>\n<td width=\"90\">&nbsp;<\/p>\n<p>307 309<\/td>\n<td width=\"95\">&nbsp;<\/p>\n<p>509 811<\/td>\n<td width=\"88\">&nbsp;<\/p>\n<p>683 564<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td width=\"91\">&nbsp;<\/p>\n<p>Virements<\/td>\n<td width=\"86\">&nbsp;<\/p>\n<p>136 256 331<\/td>\n<td width=\"87\">&nbsp;<\/p>\n<p>139 222 986<\/td>\n<td width=\"84\">&nbsp;<\/p>\n<p>141 235 879<\/td>\n<td width=\"90\">&nbsp;<\/p>\n<p>143 605 868<\/td>\n<td width=\"95\">&nbsp;<\/p>\n<p>144 937 426<\/td>\n<td width=\"88\">&nbsp;<\/p>\n<p>127 008 171<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Pour \u00a0les \u00a0d\u00e9penses \u00a0r\u00e9currentes \u00a0comportant \u00a0peu \u00a0de \u00a0risques \u00a017, \u00a0le \u00a0recours \u00a0au \u00a0pr\u00e9l\u00e8vement\u00a0automatique sur le compte bancaire du comptable public ou du r\u00e9gisseur d\u2019avances offre le plus de garanties pour le cr\u00e9ancier et comporte le moins de co\u00fbts de gestion pour l\u2019ordonnateur (possibilit\u00e9 de \u00a0mandatement \u00a0a \u00a0posteriori\u00a0 et \u00a0global \u00a0de \u00a0plusieurs \u00a0factures\u00a0 successives \u00a0en \u00a0fonction \u00a0de \u00a0la fr\u00e9quence des pr\u00e9l\u00e8vements et de leur n\u00e9cessaire r\u00e9gularisation aupr\u00e8s des comptables).<\/p>\n<p>Le pr\u00e9l\u00e8vement des d\u00e9penses pr\u00e9cit\u00e9es proc\u00e8de d&rsquo;un accord conclu entre le cr\u00e9ancier, l&rsquo;ordonnateur et le \u00a0comptable \u00a0concern\u00e9s. \u00a0Cet \u00a0accord \u00a0est \u00a0mat\u00e9rialis\u00e9 \u00a0par \u00a0une \u00a0convention \u00a0tripartite 18\u00a0 \u00a0conclue \u00a0entre l\u2019ordonnateur, le cr\u00e9ancier et le comptable qui fixe les r\u00e8gles applicables \u00e0 la gestion des pr\u00e9l\u00e8vements (notamment, en termes de tr\u00e9sorerie, de r\u00e9f\u00e9rencement des pr\u00e9l\u00e8vements, de mandatement, de communication des \u00e9ch\u00e9anciers, de modalit\u00e9s de rejet, etc.). Le contrat commercial entre l\u2019ordonnateur et le cr\u00e9ancier doit pr\u00e9voir les modalit\u00e9s d\u2019utilisation du pr\u00e9l\u00e8vement conform\u00e9ment aux prescriptions du comptable, notamment en terme de r\u00e9f\u00e9rencement des op\u00e9rations. Enfin, un mandat de pr\u00e9l\u00e8vement SEPA, envoy\u00e9 par le cr\u00e9ancier, doit \u00eatre sign\u00e9 par le comptable. Les d\u00e9penses effectu\u00e9es par pr\u00e9l\u00e8vement sont autoris\u00e9es \u00e0 \u00eatre r\u00e9gl\u00e9es sans mandatement pr\u00e9alable, conform\u00e9ment \u00e0 l&rsquo;arr\u00eat\u00e9 du 16 f\u00e9vrier 2015 fixant les d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales, de leurs \u00e9tablissements publics et des \u00e9tablissements publics de sant\u00e9 pouvant \u00eatre pay\u00e9es sans ordonnancement, sans ordonnancement pr\u00e9alable ou avant service fait.<\/p>\n<p>Enfin, \u00a0la \u00a0carte \u00a0d\u2019achat \u00a0et \u00a0la \u00a0carte \u00a0affaires \u00a0sont \u00a0\u00e9galement \u00a0des \u00a0vecteurs \u00a0de \u00a0simplification \u00a0du\u00a0traitement des d\u00e9penses, sous l&rsquo;angle des moyens de paiement (cf. supra et d\u00e9cret n\u00b02004-1144 du 26 octobre 2004 relatif \u00e0 l&rsquo;ex\u00e9cution des march\u00e9s publics par carte d&rsquo;achat).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong><u>2) La coordination entre l\u2019ordonnateur et le comptable dans l\u2019organisation de leurs services<\/u><\/strong><strong> <u>respectifs pour am\u00e9liorer la performance globale de la gestion des d\u00e9penses<\/u><\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La pr\u00e9sente partie du guide traite de la m\u00e9thodologie recommand\u00e9e pour am\u00e9liorer l\u2019organisation g\u00e9n\u00e9rale de la cha\u00eene de gestion des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics. Les recommandations au fond, sur chaque segment de cette cha\u00eene, sont abord\u00e9es dans les parties suivantes.<\/p>\n<h4><strong>2.1) La r\u00e9ing\u00e9nierie de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses de bout en bout<\/strong><\/h4>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">2.1.1.\u00a0<strong>La s\u00e9lectivit\u00e9 des contr\u00f4les et la consolidation du mandatement (CHD)<\/strong><\/h5>\n<p>Le Contr\u00f4le Hi\u00e9rarchis\u00e9 de la D\u00e9pense (CHD<strong>) <\/strong>instaur\u00e9 d\u00e8s 2005 par la DGFIP a fait \u00e9voluer ses m\u00e9thodes de contr\u00f4le de la d\u00e9pense publique locale avec le souci de contr\u00f4ler autrement pour contr\u00f4ler mieux. Le CHD repose en effet sur des contr\u00f4les plus cibl\u00e9s et mieux organis\u00e9s, proportionn\u00e9s aux risques et aux enjeux les plus importants. Ce changement de m\u00e9thode a permis de concentrer les moyens de contr\u00f4le sur les op\u00e9rations les plus sensibles. Pour les d\u00e9penses qui pr\u00e9sentent des risques mod\u00e9r\u00e9s ou faibles, le principe est dor\u00e9navant un contr\u00f4le par sondage. Le contr\u00f4le\u00a0 \u00a0exhaustif\u00a0 \u00a0devient\u00a0 \u00a0l\u2019exception.\u00a0 \u00a0De\u00a0 \u00a0plus,\u00a0 \u00a0le\u00a0 \u00a0CHD\u00a0 \u00a0s\u2019accompagne\u00a0 \u00a0de\u00a0\u00a0 restitutions syst\u00e9matiques et p\u00e9riodiques des comptables aux ordonnateurs, qui leur permettent de mieux appr\u00e9hender \u00a0la \u00a0pratique \u00a0de \u00a0leurs \u00a0services \u00a0en \u00a0mati\u00e8re \u00a0de \u00a0mandatement.\u00a0 Un \u00a0guide \u00a0r\u00e9nov\u00e9 \u00a0et simplifi\u00e9 du CHD a \u00e9t\u00e9 publi\u00e9 en juin 2014 et les travaux portent aujourd\u2019hui sur l\u2019am\u00e9lioration de la qualit\u00e9 et du format des restitutions faites aux collectivit\u00e9s par le comptable public. Le bilan qualitatif effectu\u00e9 par le comptable public lors de ces restitutions peut utilement servir de base de travail \u00e0 la mise en place d&rsquo;un contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">2.1.2.\u00a0<strong>La possibilit\u00e9 d\u2019audits conjoints pour d\u00e9gager un diagnostic partag\u00e9 de l\u2019existant et mettre en place un contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat (CAP)<\/strong><\/h5>\n<p>Le \u00a0comptable \u00a0public, \u00a0avec \u00a0l\u2019appui \u00a0\u00e9ventuel\u00a0 de \u00a0la \u00a0direction \u00a0d\u00e9partementale \u00a0ou\u00a0 r\u00e9gionale \u00a0des finances publiques, est en mesure de diagnostiquer conjointement avec l\u2019ordonnateur les cha\u00eenes administratives\u00a0 de \u00a0bout \u00a0en \u00a0bout \u00a0(de \u00a0la \u00a0commande \u00a0initiale \u00a0jusqu\u2019au \u00a0paiement, \u00a0s&rsquo;agissant \u00a0des march\u00e9s publics, le processus de prise en charge des frais de d\u00e9placement, ou encore la cha\u00eene\u00a0de paiement des subventions, par exemple) afin de formuler des recommandations 19. Cette proc\u00e9dure est encadr\u00e9e par le second alin\u00e9a de l\u2019article 42 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre\u00a02012 (\u00ab <em>L\u2019ordonnateur peut \u00eatre associ\u00e9 \u00e0 l\u2019appr\u00e9ciation de ces risques. Le ministre charg\u00e9 du budget pr\u00e9cise par arr\u00eat\u00e9 les conditions de ce contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat <\/em>\u00bb) et l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 11 mai\u00a02011 modifi\u00e9 par l&rsquo;arr\u00eat\u00e9 du 6 janvier 201420 pris en application du pr\u00e9ambule de l&rsquo;annexe I du code\u00a0g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales portant fixation des modalit\u00e9s de justification des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales, de leurs \u00e9tablissements publics et des \u00e9tablissements publics de sant\u00e9 (NOR BCRE1113038A \u2013 JORF du 20 mai 2011).<\/p>\n<p>L\u2019ordonnateur et le comptable peuvent arr\u00eater ensemble une lettre de mission adress\u00e9e \u00e0 une \u00e9quipe mixte d\u2019auditeurs pour leur demander de contr\u00f4ler, par exemple :<\/p>\n<ul>\n<li>Les \u00a0conditions \u00a0de \u00a0passation \u00a0des \u00a0march\u00e9s \u00a0publics \u00a0et \u00a0autres \u00a0contrats \u00a0(publicit\u00e9, \u00a0mise \u00a0en concurrence, d\u00e9pouillement des offres, conclusion et notification,\u2026) ;<\/li>\n<li>Les conditions d\u2019\u00e9mission des mandats de d\u00e9penses et de gestion des pi\u00e8ces justificatives ;<\/li>\n<li>L\u2019efficacit\u00e9 des \u00e9changes entre leurs syst\u00e8mes d\u2019information respectifs (circulation des pi\u00e8ces,\u2026) et les possibilit\u00e9s de d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents manipul\u00e9s ;<\/li>\n<li>L\u2019ad\u00e9quation des moyens de paiement utilis\u00e9s aux caract\u00e9ristiques des d\u00e9penses ;<\/li>\n<li>L\u2019organisation g\u00e9n\u00e9rale et l\u2019efficacit\u00e9 des r\u00e9gies d\u2019avances ;<\/li>\n<li>L\u2019efficacit\u00e9 de la gestion des dossiers du personnel, des march\u00e9s publics,\u2026 ;<\/li>\n<li>Les conditions de suivi des retenues de garanties, des cessions de cr\u00e9ances,\u2026 ;<\/li>\n<li>L\u2019archivage et la num\u00e9risation des pi\u00e8ces sur support papier.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Outre des \u00e9changes avec les agents op\u00e9rationnels et leur encadrement, l\u2019\u00e9valuation d\u2019une cha\u00eene de d\u00e9penses peut s\u2019appuyer sur les trois outils suivants :<\/p>\n<ul>\n<li>un\u00a0 \u00a0diagnostic\u00a0 \u00a0macro-organisationnel\u00a0 \u00a0(matrice\u00a0 \u00a0des\u00a0 \u00a0forces,\u00a0 \u00a0faiblesses,\u00a0 \u00a0menaces\u00a0 \u00a0et opportunit\u00e9s apparentes) ;<\/li>\n<li>une \u00e9tude permettant de comparer l\u2019organisme public audit\u00e9 avec d\u2019autres organismes publics comparables (benchmarking), sur les questions du pilotage, des ressources humaines, de l\u2019organisation, de la communication et des relations avec les cr\u00e9anciers ;<\/li>\n<li>une \u00a0cartographie \u00a0des \u00a0risques \u00a0internes \u00a0\u00e0 \u00a0la \u00a0cha\u00eene \u00a0de \u00a0d\u00e9penses \u00a0(risques \u00a0inh\u00e9rents \u00a0\u00e0 l\u2019activit\u00e9, d\u00e9tournement,\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019ordonnateur et le comptable peuvent s\u2019appuyer sur le rapport de diagnostic pour prendre ensuite des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es d\u2019optimisation de leur organisation et de leurs proc\u00e9dures.<\/p>\n<p>Le cas \u00e9ch\u00e9ant, \u00a0un plan \u00a0d\u2019action est \u00e9labor\u00e9 \u00a0sur cette base \u00a0pour corriger les \u00a0points\u00a0 faibles identifi\u00e9s.<\/p>\n<p>Si ce diagnostic est suffisamment positif, une convention peut \u00eatre conclue entre l\u2019ordonnateur et le comptable pour formaliser leurs engagements r\u00e9ciproques visant \u00e0 assurer la fiabilit\u00e9 de cette cha\u00eene de d\u00e9pense dans la dur\u00e9e. Compte tenu de cette garantie, le comptable peut alors abandonner ses contr\u00f4les a priori (avant paiement) des mandats de d\u00e9pense et de leurs pi\u00e8ces justificatives \u00a0au \u00a0profit \u00a0de \u00a0contr\u00f4les \u00a0a \u00a0posteriori\u00a0 et \u00a0par \u00a0sondage \u00a0de \u00a0mani\u00e8re \u00a0\u00e0 \u00a0acc\u00e9l\u00e9rer \u00a0leur paiement.<\/p>\n<p>Si la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses diagnostiqu\u00e9e est suffisamment s\u00e9curis\u00e9e, cette convention peut \u00e9ventuellement comprendre un seuil, inf\u00e9rieur ou \u00e9gal au plafond r\u00e9glementaire fix\u00e9 par l\u2019article 5 de l\u2019arr\u00eat\u00e9 pr\u00e9cit\u00e9 du 11 mai 2011 modifi\u00e9 le 6 janvier 2014, en dessous duquel l\u2019ordonnateur sera dispens\u00e9 de produire des pi\u00e8ces justificatives \u00e0 l\u2019appui des mandats, sous\u00a0r\u00e9serve de leur archivage par ses soins et de leur \u00e9ventuelle transmission ult\u00e9rieure \u00e0 la demande du comptable (droit d\u2019\u00e9vocation \u00e0 la fois par ce dernier et le juge des comptes).<\/p>\n<p>Le comptable public est \u00e0 la disposition de l\u2019ordonnateur pour mettre en place un tel contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat des d\u00e9penses en utilisant la m\u00e9thodologie et les outils mis au point \u00e0 cette fin par la DGFiP, y compris les fonctionnalit\u00e9s d\u00e9di\u00e9es d\u00e9sormais disponibles dans H\u00e9lios, incluant des outils de pilotage et des restitutions des plans de CAP qui seraient mis en oeuvre21.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">2.1.3.\u00a0<strong>La formalisation de choix partag\u00e9s par l\u2019ordonnateur et le comptable<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019efficacit\u00e9 globale de la cha\u00eene de gestion des d\u00e9penses d\u2019un organisme public local suppose la meilleure \u00a0coordination \u00a0possible \u00a0des\u00a0 choix \u00a0organisationnels \u00a0et \u00a0proc\u00e9duraux \u00a0effectu\u00e9s respectivement par l\u2019ordonnateur et le comptable. Il est dans leur int\u00e9r\u00eat respectif qu\u2019ils formalisent ensemble leurs choix pour s\u2019assurer de leur bonne articulation.<\/p>\n<p>Les comptables publics proposent aux ordonnateurs de formaliser leurs axes de partenariat dans une convention couvrant les besoins d\u2019optimisation des cha\u00eenes de recettes, de d\u00e9penses et de tenue des comptes. Ces conventions portent le nom de :<\/p>\n<ul>\n<li>conventions de services comptables et financiers pour les organismes publics locaux ayant la plus grande taille (CSCF) ;<\/li>\n<li>engagements partenariaux pour les autres organismes publics locaux.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ces conventions comportent les engagements respectifs des deux parties, notamment en mati\u00e8re de gestion des d\u00e9penses locales.<\/p>\n<p>Le \u00a0d\u00e9ploiement \u00a0de \u00a0cette \u00a0d\u00e9marche \u00a0partenariale \u00a0suppose \u00a0une \u00a0forte \u00a0mobilisation \u00a0tant \u00a0de l\u2019ordonnateur que du comptable pour d\u00e9cloisonner leurs services. En effet, ils doivent non seulement d\u00e9gager ensemble des choix organisationnels et proc\u00e9duraux partag\u00e9s, mais aussi les faire pleinement partager par leurs collaborateurs concern\u00e9s.<\/p>\n<p>La formalisation d\u2019une convention permet \u00e0 l\u2019ordonnateur et au comptable d\u2019agir dans la dur\u00e9e en se fixant des orientations \u00e9labor\u00e9es en commun, en fonction de chaque contexte local et de leurs priorit\u00e9s.<\/p>\n<p>Cette d\u00e9marche partenariale peut aussi se mat\u00e9rialiser par la mise en \u0153uvre de formations communes entre la DGFIP et les collectivit\u00e9s territoriales, par l&rsquo;interm\u00e9diaire notamment du Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT).<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>2.1.4. La constitution d&rsquo;un service \u00a0facturier\u00a0 par \u00a0les\u00a0 organismes d&rsquo;une taille \u00a0suffisante qui adaptent leur syst\u00e8me d&rsquo;information \u00e0 cette fin<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019article 41 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique pr\u00e9cise que \u00ab <em>lorsqu&rsquo;il est mis en place, un service facturier plac\u00e9 sous l&rsquo;autorit\u00e9 d&rsquo;un comptable public est charg\u00e9 de recevoir et d&rsquo;enregistrer les factures et titres \u00e9tablissant les droits acquis aux cr\u00e9anciers. Dans ce cas, le montant de la d\u00e9pense est arr\u00eat\u00e9 par le comptable au vu des factures et titres mentionn\u00e9s \u00e0 l&rsquo;alin\u00e9a pr\u00e9c\u00e9dent et de la certification du service fait. Cette certification constitue l&rsquo;ordre de payer d\u00e9fini aux articles 11 et 29 \u00e0 32 <\/em>\u00bb.<\/p>\n<p>Cette base r\u00e9glementaire des services facturiers, ins\u00e9r\u00e9e au titre 1er du d\u00e9cret du 7 novembre 2012 fixant les principes fondamentaux de la comptabilit\u00e9 publique, est applicable \u00e0 tous les organismes publics, dont les collectivit\u00e9s territoriales et leurs \u00e9tablissements publics et les \u00e9tablissements publics de sant\u00e9 en vertu du 2\u00b0 de son article premier. Si la certification du service fait constitue l&rsquo;ordre de payer, cette formulation n\u2019interdit pas pour autant l\u2019\u00e9mission a posteriori d\u2019un mandat de r\u00e9gularisation par l\u2019ordonnateur.<\/p>\n<p>Pour fonctionner de fa\u00e7on optimale, le service facturier devrait \u00e0 la fois avoir acc\u00e8s \u00e0 l\u2019application de l&rsquo;ordonnateur et traiter les factures en format d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e (s&rsquo;il est charg\u00e9 en plus de d\u00e9mat\u00e9rialiser des factures re\u00e7ues sur support papier, l&rsquo;ordonnateur devra mettre \u00e0 disposition des ressources pour assumer la charge de les passer au scanner). Parall\u00e8lement, les services de l\u2019ordonnateur s&rsquo;assurent de la r\u00e9ception des marchandises et services et certifient le service fait.<\/p>\n<p>L\u2019organisation du service facturier ainsi d\u00e9finie, pour \u00e9viter notamment des bouleversements informatiques, se fonde donc sur la coexistence des deux syst\u00e8mes d\u2019information sans exiger que l\u2019ordonnateur et le comptable soient amen\u00e9s \u00e0 abandonner leurs propres syst\u00e8mes ni modifier la r\u00e9partition des comp\u00e9tences entre comptable et ordonnateur, ce dernier demeurant toujours comp\u00e9tent pour engager l&rsquo;ordre de payer.<\/p>\n<p>L&rsquo;un des principaux int\u00e9r\u00eats du service facturier est de fusionner les contr\u00f4les respectifs de l&rsquo;ordonnateur et du comptable pour limiter la charge de leur redondance tout au long de la cha\u00eene de la d\u00e9pense. Comme les contr\u00f4les du comptable ne sont plus dissoci\u00e9s par rapport \u00e0 ceux de l\u2019ordonnateur au sein d&rsquo;un service facturier, la m\u00e9thodologie traditionnelle de s\u00e9lectivit\u00e9 des v\u00e9rifications des pi\u00e8ces comptables et justificatives doit \u00eatre adapt\u00e9e \u00e0 cette nouvelle organisation syst\u00e9matisant le rapprochement des commandes, des factures et du service fait pour chaque d\u00e9pense trait\u00e9e (cf. sch\u00e9ma infra).22<\/p>\n<p>La parfaite fluidit\u00e9 de cette organisation implique \u00e9galement un engagement de c\u00e9l\u00e9rit\u00e9 de la part de l\u2019ordonnateur quant \u00e0 la transmission d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e au comptable des mandats de d\u00e9pense r\u00e9gularisant les paiements d\u00e9j\u00e0 effectu\u00e9s par le service facturier. Ces deux acteurs doivent enfin d\u00e9finir ensemble la meilleure solution partag\u00e9e d&rsquo;archivage des pi\u00e8ces trait\u00e9es par le service facturier.<\/p>\n<p>Le partage de responsabilit\u00e9s au titre des activit\u00e9s du service facturier, notamment en mati\u00e8re de d\u00e9lai de paiement, doit \u00eatre pr\u00e9alablement formalis\u00e9. En cas de d\u00e9passement du d\u00e9lai plafond de\u00a030 jours, les int\u00e9r\u00eats moratoires sont partag\u00e9s suivant que le retard provient de l\u2019ordonnateur (d\u00e9lai plafond de 20 jours) et\/ou du comptable (d\u00e9lai plafond de 10 jours). Or, en mode service facturier, la ligne de partage de ces responsabilit\u00e9s respectives est plus complexe. Pour toutes ces raisons, une gouvernance ad hoc du service facturier doit \u00eatre mise en place et formalis\u00e9 (ex convention), permettant par exemple de le doter d\u2019un \u00ab num\u00e9ro deux \u00bb issu des services de l\u2019ordonnateur et d\u2019un comit\u00e9 de suivi partenarial permettant d\u2019entourer son fonctionnement de garanties suffisantes en termes d\u2019acc\u00e8s aux informations et de pilotage de l\u2019activit\u00e9 et des moyens du service commun au comptable et \u00e0 l&rsquo;ordonnateur.<\/p>\n<p>Les associations repr\u00e9sentatives des collectivit\u00e9s locales et la DGFiP ont \u00e9labor\u00e9 un document de r\u00e9f\u00e9rence susceptible de constituer le support d&rsquo;un appel \u00e0 candidature pour exp\u00e9rimenter ce mode d&rsquo;organisation innovant dans le secteur public local \u00e0 compter du second semestre 2015.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>2.2) Le contr\u00f4le interne pour ma\u00eetriser les risques de la cha\u00eene de traitement des d\u00e9penses :<\/strong><\/h4>\n<p style=\"padding-left: 30px;\">2.2.1. \u00a0<strong>L\u2019approfondissement du contr\u00f4le interne de la cha\u00eene des d\u00e9penses<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019encadrement s\u2019appuie notamment sur le contr\u00f4le interne pour ma\u00eetriser les risques li\u00e9s aux traitements de leurs collaborateurs.<\/p>\n<p>Le contr\u00f4le interne est un ensemble de dispositifs ou processus organis\u00e9s, formalis\u00e9s et permanents, choisis par l\u2019encadrement et mis en \u0153uvre par les agents op\u00e9rationnels de tous niveaux pour ma\u00eetriser le fonctionnement de leur activit\u00e9 en vue de fournir une assurance raisonnable quant \u00e0 la r\u00e9alisation de leurs objectifs.<\/p>\n<p>Afin de d\u00e9finir un dispositif de contr\u00f4le interne performant, tout organisme public local doit mettre en place des syst\u00e8mes de recensement, d\u2019\u00e9valuation et de hi\u00e9rarchisation des risques en les adaptant \u00e0 la nature et au volume de ses op\u00e9rations. Pour ce faire, les ordonnateurs peuvent utilement\u00a0 \u00a0se\u00a0\u00a0 r\u00e9f\u00e9rer\u00a0\u00a0 aux\u00a0 \u00a0cartographies\u00a0 \u00a0(cartographie\u00a0 \u00a0de\u00a0 \u00a0la\u00a0 \u00a0commande\u00a0 \u00a0publique\u00a0 \u00a0et\u00a0\u00a0 des interventions) \u00e9labor\u00e9es par le comit\u00e9 national relatif \u00e0 la fiabilit\u00e9 des comptes publics locaux.<\/p>\n<p>Il doit r\u00e9examiner r\u00e9guli\u00e8rement les risques et son dispositif de contr\u00f4le interne afin d\u2019en v\u00e9rifier la pertinence au regard de l\u2019\u00e9volution de l\u2019activit\u00e9 et de l\u2019environnement. Les risques doivent \u00eatre n\u00e9cessairement hi\u00e9rarchis\u00e9s en fonction de la probabilit\u00e9 de leur survenance et de leur impact potentiel, afin que leur couverture par le dispositif de contr\u00f4le interne ne soit pas disproportionn\u00e9e en termes de co\u00fbts.<\/p>\n<p>Trois principes de base permettent de d\u00e9crire le dispositif de contr\u00f4le interne : les principes d\u2019organisation, de documentation et de tra\u00e7abilit\u00e9 :<\/p>\n<p>1\/ L\u2019organisation de la fonction comptable doit \u00eatre con\u00e7ue dans un but de ma\u00eetrise de cette activit\u00e9 et ne doit pas \u00eatre issue de contraintes conjoncturelles. Elle doit \u00eatre adapt\u00e9e aux objectifs de ma\u00eetrise des risques et adaptable aux \u00e9volutions de son environnement. La gouvernance \u00a0constitue un \u00a0\u00e9l\u00e9ment \u00a0cl\u00e9 \u00a0de \u00a0la \u00a0p\u00e9rennit\u00e9 \u00a0du \u00a0dispositif \u00a0de \u00a0contr\u00f4le \u00a0interne. \u00a0Il implique autant l\u2019encadrement sup\u00e9rieur, au regard de son r\u00f4le de pilotage et de suivi (mise en place d\u2019un comit\u00e9 des risques validant le plan de contr\u00f4le annuel), que les agents op\u00e9rationnels charg\u00e9s de mettre en \u0153uvre les actions d\u2019am\u00e9lioration pour leur service. L\u2019information comptable, dont d\u00e9pendent l\u2019enregistrement chronologique et rapide en comptabilit\u00e9 des dettes et\u00a0\u00a0 l\u2019\u00e9tablissement\u00a0 \u00a0des\u00a0 \u00a0documents\u00a0 \u00a0comptables,\u00a0\u00a0 doit\u00a0 \u00a0\u00eatre\u00a0 \u00a0fluide.\u00a0 \u00a0La\u00a0 \u00a0constitution\u00a0 \u00a0d\u2019un organigramme \u00a0fonctionnel \u00a0garantit \u00a0l\u2019efficacit\u00e9 \u00a0de \u00a0cette \u00a0organisation \u00a0s\u2019appuyant \u00a0sur \u00a0une s\u00e9paration des t\u00e2ches permettant des contr\u00f4les mutuels. Il convient d\u2019assurer une s\u00e9paration des t\u00e2ches au moins pour la gestion des coordonn\u00e9es bancaires. Cette s\u00e9paration des t\u00e2ches est encore davantage imp\u00e9rative dans le cadre d\u2019une organisation d\u00e9centralis\u00e9e. Le suivi au moyen d\u2019un plan d\u2019action formalis\u00e9 est indispensable pour pouvoir appr\u00e9cier la pertinence de certaines actions ou contr\u00f4les et les r\u00e9orienter le cas \u00e9ch\u00e9ant \u00a0;<\/p>\n<p>2\/ Les proc\u00e9dures doivent \u00eatre d\u00e9crites et \u00e9tablies sur support papier ou num\u00e9rique (y compris les documents \u00e0 utiliser), afin de mettre \u00e0 la disposition des agents op\u00e9rationnels une documentation claire, formalis\u00e9e et \u00e0 jour \u00e0 tous les niveaux des proc\u00e9dures comptables (cf. guide du contr\u00f4le interne comptable et financier dans le secteur public local, diffus\u00e9 dans son r\u00e9seau par la DGFiP d\u00e9but 2013). La pertinence pour un ordonnateur de formaliser un guide des proc\u00e9dures repose sur son caract\u00e8re op\u00e9rationnel (diagrammes de circulation de l\u2019information, fiches de proc\u00e9dure d\u00e9taillant les op\u00e9rations figurant dans ce diagramme, fiches d\u2019\u00e9critures et de contr\u00f4les comptables, guide d\u2019utilisateur du logiciel utilis\u00e9). Les travaux du comit\u00e9 national relatif \u00e0 la fiabilit\u00e9 des comptes publics locaux ont port\u00e9 sur la r\u00e9daction de guides pratiques et de fiches op\u00e9rationnelles permettant d\u2019asseoir les bonnes pratiques et de les diffuser. Deux documents peuvent constituer un r\u00e9f\u00e9rentiel de contr\u00f4le interne, l\u2019un portant\u00a0sur la commande publique, l\u2019autre sur les interventions, et sont disponibles sur le site internet <a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/fiabilite-des-comptes-locaux\">http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/fiabilite-des-comptes-locaux <\/a>;<\/p>\n<p>3\/ La r\u00e9alisation des op\u00e9rations comptables donne lieu \u00e0 tra\u00e7abilit\u00e9 sur support papier ou dans un syst\u00e8me d\u2019information. Celle-ci repose sur un syst\u00e8me de preuves et peut \u00eatre gradu\u00e9e en fonction des risques. Elle constitue le support de la piste d\u2019audit permettant de remonter toutes les \u00e9tapes pr\u00e9alables \u00e0 partir d\u2019un enregistrement comptable final en identifiant pr\u00e9cis\u00e9ment les diff\u00e9rents intervenants sur toute la cha\u00eene. En d\u00e9finitive, le contr\u00f4le interne permet \u00e0 l\u2019ordonnateur et au comptable d\u2019avoir confiance dans l\u2019information comptable produite par leurs services respectifs.<\/p>\n<p>Le contr\u00f4le interne de l\u2019ordonnateur et celui du comptable doivent \u00eatre coordonn\u00e9s pour leur permettre de s\u2019assurer ensemble que les comptes donnent une image fid\u00e8le du patrimoine et de la situation financi\u00e8re de l\u2019organisme public dont ils partagent la fonction comptable. Le comptable peut apporter son appui \u00e0 l\u2019ordonnateur pour l\u2019aider \u00e0 d\u00e9terminer son dispositif de contr\u00f4le interne de la cha\u00eene des d\u00e9penses (exhaustivit\u00e9 des restes \u00e0 payer, exactitude de leur liquidation, rapidit\u00e9 d\u2019\u00e9mission des mandats,\u2026). La mise en place d&rsquo;un CAP, comme \u00e9voqu\u00e9 pr\u00e9c\u00e9demment, est une occasion propice \u00e0 la revue et \u00e0 l&rsquo;am\u00e9lioration des dispositifs de contr\u00f4le interne chez chacun des acteurs de la cha\u00eene de la d\u00e9pense.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\">2.2.2.\u00a0<strong>La fiabilisation du suivi comptable des d\u00e9penses et de la comptabilit\u00e9 d\u2019engagement<\/strong><\/h5>\n<p>La comptabilit\u00e9 est \u00e0 la fois un instrument de contr\u00f4le et de pilotage de la cha\u00eene des d\u00e9penses \u00e0 la disposition de l\u2019encadrement. Si le comptable public tient la comptabilit\u00e9 de chaque organisme public local, ses \u00e9critures sont la r\u00e9sultante de d\u00e9cisions prises par l\u2019ordonnateur qui d\u00e9tient le pouvoir de gestion. La coordination de leur action est donc indispensable :<\/p>\n<ul>\n<li>Pour identifier les dysfonctionnements qui sont parfois constat\u00e9s et les r\u00e9soudre par la mise en place des proc\u00e9dures les plus performantes possibles ;<\/li>\n<li>Pour am\u00e9liorer les contr\u00f4les permettant de fiabiliser les enregistrements comptables ;<\/li>\n<li>Pour tirer le meilleur profit des proc\u00e9dures et des outils modernes de gestion ;<\/li>\n<li>Pour formaliser des objectifs \u00e0 atteindre ensemble, dans la dur\u00e9e ;<\/li>\n<li>Et ainsi pour produire des \u00e9tats financiers de qualit\u00e9 (\u00e9tat des restes \u00e0 payer, \u00e9tat \u00a0des charges rattach\u00e9es \u00e0 l\u2019exercice pr\u00e9c\u00e9dent,\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019efficacit\u00e9 \u00a0suppose \u00a0qu\u2019ils \u00a0arr\u00eatent \u00a0ensemble \u00a0un \u00a0plan \u00a0d\u2019action \u00a0d\u00e9finissant \u00a0les \u00a0objectifs \u00a0de fiabilisation des comptes et les actions \u00e0 entreprendre \u00e0 cette fin : contenu, modalit\u00e9s, calendrier, acteurs, d\u00e9signation du (des) responsable (s) de la conduite de l\u2019action. Ce plan d\u2019action prend place au sein d\u2019une convention d\u00e9crite supra.<\/p>\n<p>Il convient d\u2019entendre par \u201c<em>fiabilisation<\/em>\u201d, toute action, autoris\u00e9e par la r\u00e9glementation budg\u00e9taire et comptable en vigueur, qui accro\u00eet la r\u00e9gularit\u00e9 et la sinc\u00e9rit\u00e9 des comptes ainsi que la fid\u00e9lit\u00e9 de l\u2019image du r\u00e9sultat de la gestion, du patrimoine et de la situation financi\u00e8re des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics 23. Une certification exp\u00e9rimentale des comptes locaux, ouverte aux collectivit\u00e9s volontaires, quelle que soit leur taille, est par ailleurs pr\u00e9vue par la loi NOTRe. Ses modalit\u00e9s sont en cours de d\u00e9finition.<\/p>\n<p>Le comit\u00e9 national relatif \u00e0 la fiabilit\u00e9 des comptes locaux, associant la DGFiP, les associations nationales d\u2019\u00e9lus locaux, la DGCL et les juridictions financi\u00e8res, a \u00e9labor\u00e9 une bo\u00eete \u00e0 outils mise \u00e0 disposition des ordonnateurs et des comptables sur internet 24\u00a0 (la comptabilit\u00e9 d&rsquo;engagement et le contr\u00f4le interne ; le suivi de l&rsquo;actif immobilis\u00e9, de l&rsquo;endettement, des d\u00e9penses \u00e0 caract\u00e8re social, cr\u00e9ances irr\u00e9couvrables et indus). Cet ensemble de documents explique de mani\u00e8re synth\u00e9tique et pratique la tenue d\u2019une comptabilit\u00e9 d\u2019engagement. Il insiste \u00e9galement sur la pluriannualit\u00e9 des\u00a0engagements par la technique des autorisations d\u2019engagements et autorisations de programmes\u00a0(AE\/AP) et propose un glossaire pour pr\u00e9ciser la terminologie appropri\u00e9e.<\/p>\n<p>Il \u00a0est \u00a0rappel\u00e9 \u00a0que \u00a0la \u00a0tenue \u00a0d\u2019une \u00a0comptabilit\u00e9 \u00a0d\u2019engagement 25, \u00a0au \u00a0sein \u00a0de \u00a0la \u00a0comptabilit\u00e9 administrative, est une obligation qui incombe \u00e0 l\u2019ex\u00e9cutif de la collectivit\u00e9 pour les d\u00e9penses. D\u2019ailleurs, la pratique de l\u2019engagement est un v\u00e9ritable outil de gestion des d\u00e9penses qui permet de conna\u00eetre \u00e0 tout moment les cr\u00e9dits ouverts en d\u00e9penses, les cr\u00e9dits disponibles pour engagement, les cr\u00e9dits disponibles pour mandatement et les d\u00e9penses ex\u00e9cut\u00e9es. Cette comptabilit\u00e9 permet de d\u00e9gager, en fin d\u2019exercice, le montant des restes \u00e0 r\u00e9aliser et rend possible les rattachements de charges.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong><u>3) L\u2019optimisation de l\u2019amont de la cha\u00eene : La constatation des cr\u00e9ances \u00e0 payer<\/u><\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La pr\u00e9sente partie du guide traite de la phase pr\u00e9paratoire \u00e0 la mise en paiement des d\u00e9penses locales qui est essentielle pour l\u2019efficacit\u00e9 globale de la cha\u00eene de gestion correspondante.<\/p>\n<h4><strong>3.1) La ma\u00eetrise des informations relatives au cr\u00e9ancier<\/strong><\/h4>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>3.1.1. La tenue d\u2019un fichier des cr\u00e9anciers<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019efficacit\u00e9 de l\u2019action de paiement commence par une ma\u00eetrise des informations relatives aux cr\u00e9anciers qui sont parfois dispers\u00e9es au sein des services de l\u2019organisme public d\u00e9biteur (fournisseurs, b\u00e9n\u00e9ficiaires de subventions, b\u00e9n\u00e9ficiaires d&rsquo;aides individuelles).<\/p>\n<p>Pour l\u2019identification des cr\u00e9anciers, l\u2019application H\u00e9lios est juridiquement autoris\u00e9e (article 2 de l\u2019arr\u00eat\u00e9\u00a0 du \u00a03 \u00a0ao\u00fbt \u00a02005 \u00a0portant \u00a0cr\u00e9ation \u00a0d\u2019un \u00a0traitement\u00a0 de \u00a0donn\u00e9es \u00a0\u00e0 \u00a0caract\u00e8re\u00a0 personnel d\u00e9nomm\u00e9 HELIOS, NOR BUDR0507073A, JO du 15\/09\/2005 26) \u00e0 enregistrer :<\/p>\n<p>\u2013 un num\u00e9ro interne HELIOS, les adresses et, de fa\u00e7on facultative, num\u00e9ros de t\u00e9l\u00e9phone, adresse \u00e9lectronique ;<\/p>\n<p>\u2013 les coordonn\u00e9es bancaires ;<\/p>\n<p>\u2013 en ce qui concerne les personnes physiques : la nature juridique, la civilit\u00e9, le nom, le pr\u00e9nom, la date et le lieu de naissance ;<\/p>\n<p>\u2013 en \u00a0ce qui\u00a0 concerne les \u00a0personnes \u00a0morales \u00a0: la cat\u00e9gorie, \u00a0la raison \u00a0sociale, \u00a0la \u00a0nature juridique, le num\u00e9ro SIRET ou FINESS pour les h\u00f4pitaux et enfin les code pays, APE et PME.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"field-item even\">\n<p>Pour automatiser les t\u00e2ches de gestion du fichier des cr\u00e9anciers, tant dans l\u2019application de l\u2019ordonnateur que dans celle du comptable public, il est fortement recommand\u00e9 de recourir \u00e0 des identifiants :<\/p>\n<ul>\n<li>Pour les personnes morales de droit public ou de droit priv\u00e9 : le num\u00e9ro SIRET \u00a0(Syst\u00e8me d&rsquo;Identification du R\u00e9pertoire des ETablissements) \u00e0 14 chiffres est demand\u00e9 27. Il s&rsquo;agit d&rsquo;un\u00a0identifiant g\u00e9ographique attribu\u00e9 par l\u2019INSEE 28; pour automatiser les t\u00e2ches de gestion du fichier des cr\u00e9anciers, tant dans l\u2019application de l\u2019ordonnateur que dans celle du comptable public, il est fortement recommand\u00e9 de recourir \u00e0 des identifiants ;<\/li>\n<li>Pour les personnes physiques : la date et le lieu de naissance, combin\u00e9e au nom, pr\u00e9nom et adresse, \u00a0permet \u00a0de \u00a0les \u00a0identifier \u00a0de \u00a0mani\u00e8re \u00a0suffisamment \u00a0fiable \u00a0pour \u00a0les \u00a0besoins \u00a0du paiement.<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019ordonnateur et le comptable sont invit\u00e9s \u00e0 d\u00e9finir ensemble un dispositif de mise \u00e0 jour de leurs fichiers respectifs des cr\u00e9anciers pour leur permettre de s\u2019\u00e9changer, quasiment en temps r\u00e9el, les informations dont ils ont chacun connaissance de leur c\u00f4t\u00e9 (changements d\u2019adresse du cr\u00e9ancier, ouverture de proc\u00e9dures collectives,&#8230;). La proc\u00e9dure de changement des coordonn\u00e9es bancaires d\u2019un cr\u00e9ancier doit \u00eatre particuli\u00e8rement trac\u00e9e, justifi\u00e9e et s\u00e9curis\u00e9e par des contr\u00f4les r\u00e9guliers de l\u2019encadrement compte tenu des risques qu\u2019elle comporte. Les services des collectivit\u00e9s territoriales sont invit\u00e9s \u00e0 mettre en place une organisation dans laquelle un superviseur valide l&rsquo;incr\u00e9mentation des donn\u00e9es bancaires.<\/p>\n<p>De mani\u00e8re plus globale, il convient cependant de signaler que la question relative \u00e0 la gestion des tiers fait l\u2019objet de r\u00e9flexions au sein de la Structure Nationale Partenariale. Il a ainsi \u00e9t\u00e9 propos\u00e9 que la DGFIP proc\u00e8de \u00e0 une recherche directe d\u2019informations fiabilis\u00e9es aupr\u00e8s de l\u2019INSEE et d\u2019ouvrir les travaux vers le SGMAP dans un objectif de mutualisation des r\u00e9f\u00e9rentiels et des bases tiers en relation avec le programme entre l\u2019Etat et les collectivit\u00e9s locales de d\u00e9veloppement concert\u00e9 de l\u2019administration num\u00e9rique territoriale (DANT).<\/p>\n<p>Ainsi de grandes avanc\u00e9es ont d\u00e9j\u00e0 eu lieu avec l\u2019ouverture des \u00e9changes \u00e0 de nouveaux partenaires que sont la CNIL et l\u2019INSEE, l\u2019ouverture de balises d\u00e9di\u00e9es dans le PES retour. Les tiers \u00e9tant un sujet central, une solution partag\u00e9e doit \u00eatre d\u00e9gag\u00e9e et fait encore l\u2019objet de r\u00e9flexions au sein de la SNP.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>3.1.2. La planification du mandatement des d\u00e9penses \u00e0 venir<\/strong><\/h5>\n<p>Si la programmation des cr\u00e9ances \u00e0 payer et le suivi des cr\u00e9anciers sont bien articul\u00e9s dans les syst\u00e8mes d\u2019information, la gestion \u00a0des dettes faisant l\u2019objet d\u2019un pr\u00e9l\u00e8vement automatique sur le compte bancaire du comptable public (gestion des autorisations de pr\u00e9l\u00e8vement donn\u00e9es aux cr\u00e9anciers) est d\u2019autant plus efficace.<\/p>\n<p>Le fichier des cr\u00e9ances \u00e0 payer dans l\u2019application H\u00e9lios du comptable correspond aux mandats de d\u00e9penses \u00e9mis par l\u2019ordonnateur. L\u2019application informatique de ce dernier peut ainsi permettre de g\u00e9rer le stock de cr\u00e9ances \u00e0 payer au cours d\u2019un exercice donn\u00e9 afin de pouvoir d\u00e9terminer \u00e0 tout moment le solde des cr\u00e9ances devant encore faire l\u2019objet d\u2019une \u00e9mission de mandats de d\u00e9penses par l\u2019ordonnateur. Cette m\u00eame application peut permettre \u00e9galement de s\u2019assurer de la rapidit\u00e9 de l\u2019\u00e9mission des mandats par rapport \u00e0 la r\u00e9ception des factures (ma\u00eetrise des d\u00e9lais de paiement : cf. supra).<\/p>\n<p>L\u2019acc\u00e8s du comptable \u00e0 ces informations relatives au stock de cr\u00e9ances \u00e0 mandater doit \u00eatre facilit\u00e9 \u00a0par \u00a0l\u2019ordonnateur \u00a0de\u00a0 mani\u00e8re \u00a0\u00e0\u00a0 ce\u00a0 qu\u2019ils \u00a0conviennent \u00a0ensemble \u00a0du \u00a0rythme \u00a0optimal d\u2019\u00e9mission des mandats en lissant cette charge de travail tout au long de l\u2019exercice afin d\u2019\u00e9viter les goulets d\u2019\u00e9tranglement.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>3.2) La ma\u00eetrise de l\u2019information fournie par l\u2019ordonnateur :<\/strong><\/h4>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>3.2.1. La qualit\u00e9 de l\u2019information donn\u00e9e au cr\u00e9ancier<\/strong><\/h5>\n<p>Outre l\u2019identification de l\u2019acheteur public, les pi\u00e8ces d\u2019un march\u00e9 public mentionnent les coordonn\u00e9es du comptable public charg\u00e9 des paiements (cf. 12\u00b0 de l\u2019article 12 du code des march\u00e9s publics) ainsi que les conditions de r\u00e9ception, de livraison, d&rsquo;admission et de r\u00e8glement des prestations (cf. 8\u00b0 et 9\u00b0 de l\u2019article 12 de ce m\u00eame code). Ces mentions doivent \u00eatre suffisamment claires et simples pour permettre au fournisseur d\u2019identifier le bon interlocuteur par th\u00e8me. En dehors m\u00eame des march\u00e9s publics, la clart\u00e9 des contrats est recommand\u00e9e pour \u00e9viter tout litige r\u00e9sultant d\u2019une \u00e9ventuelle incompr\u00e9hension (cf. article 11 du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique). Pour assurer enfin la lisibilit\u00e9 des virements bancaires port\u00e9s au cr\u00e9dit du compte bancaire du fournisseur, il convient de veiller \u00e0 la qualit\u00e9 de la saisie de l\u2019objet de la d\u00e9pense mandat\u00e9e en reprenant autant que faire se peut les coordonn\u00e9es des factures pay\u00e9es.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"field-item even\">\n<p>Les collectivit\u00e9s territoriales sont invit\u00e9es, dans cette optique, \u00e0 se rapprocher de leurs fournisseurs ou d&rsquo;organismes les repr\u00e9sentant afin d&rsquo;avoir une vision pr\u00e9cise des informations dont ils doivent disposer, au travers des libell\u00e9s de virements.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>3.2.2. La qualit\u00e9 de l\u2019information donn\u00e9e au comptable public<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019efficacit\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 juridique du paiement des d\u00e9penses locales supposent le respect par les ordonnateurs de certaines r\u00e8gles de formalisation des mandats de d\u00e9penses qu\u2019ils adressent aux comptables publics. L\u2019outil X\u00e9m\u00e9lios contribuera aux contr\u00f4les des ordonnateurs en ce domaine. Selon \u00a0la \u00a0cat\u00e9gorie\u00a0 d\u2019organisme \u00a0public \u00a0local, \u00a0ils \u00a0se \u00a0reporteront \u00a0aux \u00a0r\u00e8gles \u00a0d\u00e9finies \u00a0par\u00a0 les instructions budg\u00e9taires et comptables applicables aux communes et \u00e9tablissements communaux (M14), aux d\u00e9partements et \u00e9tablissements d\u00e9partementaux (M52, aux r\u00e9gions et \u00e9tablissements r\u00e9gionaux (M71) et autres organismes publics locaux 29. Chaque mandat de d\u00e9penses \u00a0comporte les informations suivantes :<\/p>\n<ul>\n<li>num\u00e9ro d&rsquo;ordre du mandat, pris dans une s\u00e9rie annuelle continue, chaque budget annexe faisant l&rsquo;objet d&rsquo;une s\u00e9rie particuli\u00e8re. Toutefois, si les besoins de l\u2019organisme le n\u00e9cessitent, des s\u00e9ries distinctes \u00e0 l&rsquo;int\u00e9rieur desquelles la num\u00e9rotation est continue peuvent \u00eatre ouvertes au sein d&rsquo;un m\u00eame budget ;<\/li>\n<li>d\u00e9signation du cr\u00e9ancier (cf. identifiants supra) ;<\/li>\n<li>objet de la d\u00e9pense suffisamment pr\u00e9cis pour permettre des recherches ult\u00e9rieures et date de r\u00e9ception de la facture ;<\/li>\n<li>\u00a0mode de r\u00e8glement avec toutes indications permettant de r\u00e9aliser ce r\u00e8glement. En principe, le paiement s\u2019op\u00e8re par virement sur le compte bancaire dont les coordonn\u00e9es sont communiqu\u00e9es au comptable 30 ;<\/li>\n<li>imputations \u00a0budg\u00e9taires \u00a0et \u00a0comptables \u00a0\u00e0 \u00a0donner \u00a0\u00e0 \u00a0la \u00a0d\u00e9pense \u00a0aux \u00a0niveaux \u00a0les \u00a0plus \u00a0fins apparaissant dans les nomenclatures et \u00e9ventuellement codification fonctionnelle (si la nomenclature budg\u00e9taire et comptable applicable \u00e0 la collectivit\u00e9 l&rsquo;impose, c&rsquo;est-\u00e0-dire pour les collectivit\u00e9s en dehors des communes de moins de 3 500 habitants) ;<\/li>\n<li>\u00a0d\u00e9lai de paiement applicable, sa date de d\u00e9part ainsi que la date de son expiration (cf. article\u00a014 du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique) ;<\/li>\n<li>mention des pi\u00e8ces justificatives produites \u00e0 l&rsquo;appui de la d\u00e9pense conform\u00e9ment \u00e0 la liste figurant en annexe I du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales (cf. article D.1617-19) ;<\/li>\n<li>num\u00e9ro d&rsquo;inventaire du bien concern\u00e9 ;<\/li>\n<li>montant de la somme mandat\u00e9e, toutes taxes comprises. Si l&rsquo;activit\u00e9 est assujettie \u00e0 la T.V.A., il y a lieu de distinguer le montant hors taxe de la d\u00e9pense budg\u00e9taire et le montant de la T.V.A. \u00ab\u00a0d\u00e9ductible \u00a0\u00bb ;<\/li>\n<li>somme nette \u00e0 payer au cr\u00e9ancier d\u00e9sign\u00e9 sur le mandat. L&rsquo;ordonnateur est tenu d&rsquo;arr\u00eater en lettres le mandat, lorsque le mandat doit \u00eatre r\u00e9gl\u00e9 en num\u00e9raire ou lorsqu&rsquo;il n&rsquo;est accompagn\u00e9 d&rsquo;aucun d\u00e9compte ou arr\u00eat\u00e9 de liquidation permettant de justifier l&rsquo;arr\u00eat\u00e9 en chiffres.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour pouvoir \u00eatre produit en cas de contestation, un exemplaire des mandats de d\u00e9penses et des bordereaux \u00a0les \u00a0r\u00e9capitulant \u00a0est\u00a0 archiv\u00e9 \u00a0par\u00a0 l\u2019ordonnateur \u00a0pendant \u00a0une \u00a0dur\u00e9e \u00a0de \u00a010 \u00a0ans \u00a0(cf. circulaire n\u00b0DAF\/DPACI\/RES\/2009\/018 du 28 ao\u00fbt 2009 de la Direction g\u00e9n\u00e9rale des collectivit\u00e9s locales \u00a0et \u00a0de \u00a0la \u00a0Direction \u00a0des \u00a0archives \u00a0de \u00a0France \u00a0relative \u00a0aux \u00a0archives \u00a0des \u00a0collectivit\u00e9s territoriales). Un d\u00e9faut d\u2019archivage de ces pi\u00e8ces ou de mentions obligatoires sur celles-ci fragiliserait donc la s\u00e9curit\u00e9 juridique du r\u00e8glement des d\u00e9penses.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong><u>4) L\u2019optimisation de la partie centrale de la cha\u00eene : Le paiement des d\u00e9penses locales<\/u><\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La pr\u00e9sente partie du guide traite du paiement des d\u00e9penses locales stricto sensu. Si l\u2019article 18 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 donne comp\u00e9tence exclusive au comptable public en ce domaine, l\u2019appui des services de l\u2019ordonnateur est malgr\u00e9 tout indispensable.<\/p>\n<h4><strong>4.1) La ma\u00eetrise du paiement au cr\u00e9ancier :<\/strong><\/h4>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>4.1.1. La rapidit\u00e9 et la r\u00e9gularit\u00e9 de l\u2019\u00e9mission des mandats de d\u00e9penses pour le principal<\/strong><\/h5>\n<p>Comme \u00a0indiqu\u00e9 \u00a0pr\u00e9c\u00e9demment, \u00a0la \u00a0rapidit\u00e9 \u00a0et \u00a0la \u00a0r\u00e9gularit\u00e9 \u00a0de \u00a0pr\u00e9paration \u00a0des \u00a0mandats\u00a0 de d\u00e9penses par les services de l\u2019ordonnateur sont essentielles pour l\u2019efficacit\u00e9 globale de la cha\u00eene de gestion des d\u00e9penses, en \u00e9vitant des goulets d\u2019\u00e9tranglement en fin d\u2019ann\u00e9e notamment.<\/p>\n<p>Il est recommand\u00e9 \u00e0 l\u2019ordonnateur et au comptable de partager un tableau de bord permettant de prendre des d\u00e9cisions \u00e9clair\u00e9es et coordonn\u00e9es en suivant notamment les indicateurs suivants :<\/p>\n<ul>\n<li>Evolution du stock de cr\u00e9ances \u00e0 payer devant faire l\u2019objet d\u2019une \u00e9mission de mandats de d\u00e9penses ;<\/li>\n<li>D\u00e9lai d\u2019\u00e9mission des mandats de d\u00e9penses \u00e0 compter de la date du d\u00e9but du d\u00e9lai maximal de paiement de 30 jours d\u00e9finie par l\u2019article 2 du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique ;<\/li>\n<li>D\u00e9lai d\u2019ex\u00e9cution des mandats de d\u00e9penses par le comptable public (cf. articles 12 et 13 du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique) ;<\/li>\n<li>Taux de suspension de paiement des mandats par le comptable public pour l\u2019un des motifs \u00e9num\u00e9r\u00e9s aux articles 19 et 20 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique ;<\/li>\n<li>Taux d\u2019annulation ou de correction des mandats de d\u00e9penses avec pr\u00e9sentation par motif ;<\/li>\n<li>R\u00e9partition des d\u00e9penses par moyen de paiement utilis\u00e9 ;<\/li>\n<li>Taux de r\u00e9clamation des cr\u00e9anciers et montant des int\u00e9r\u00eats moratoires vers\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>4.1.2. La rapidit\u00e9 et la r\u00e9gularit\u00e9 de l\u2019\u00e9mission des mandats de d\u00e9penses pour les int\u00e9r\u00eats moratoires en cas de retard de paiement<\/strong><\/h5>\n<p>En vertu de l\u2019article 14 du d\u00e9cret n\u00b02013-269 du 29 mars 2013 relatif \u00e0 la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique, le comptable public indique \u00e0 l&rsquo;ordonnateur la date \u00e0 laquelle il a proc\u00e9d\u00e9 au paiement. Pour ce faire, il est recommand\u00e9 que l\u2019ordonnateur dispose d\u2019un acc\u00e8s en consultation de ces donn\u00e9es enregistr\u00e9es dans l\u2019application H\u00e9lios du comptable publique via le portail \u201cgestion publique\u201d sur internet.<\/p>\n<p>L\u2019article pr\u00e9cit\u00e9 ajoute que, pour chaque mandat de d\u00e9pense pay\u00e9 au-del\u00e0 du d\u00e9lai maximal de 30 jours, l&rsquo;ordonnateur constate ce retard, liquide, ordonnance les int\u00e9r\u00eats moratoires, l&rsquo;indemnit\u00e9 forfaitaire \u00a0pour \u00a0frais \u00a0de \u00a0recouvrement \u00a0et, \u00a0le \u00a0cas \u00a0\u00e9ch\u00e9ant, \u00a0l&rsquo;indemnisation \u00a0compl\u00e9mentaire demand\u00e9e par le cr\u00e9ancier. Il transmet ensuite au comptable public un \u00e9tat liquidatif d\u00e9taill\u00e9 des sommes \u00e0 payer \u00e0 l&rsquo;appui de l&rsquo;ordre de payer sans que le cr\u00e9ancier n\u2019ait \u00e0 le lui demander. Ce mandatement rapide \u00e9vite l\u2019augmentation des int\u00e9r\u00eats moratoires avec le temps qui passe.<\/p>\n<p>Dans \u00a0l\u2019hypoth\u00e8se \u00a0o\u00f9 \u00a0une \u00a0partie\u00a0 du \u00a0retard\u00a0 de \u00a0paiement \u00a0correspondant \u00a0serait \u00a0imputable \u00a0au comptable publique, l&rsquo;action r\u00e9cursoire pr\u00e9vue aux articles 39 et 40 de la loi n\u00b02013-100 du 28 janvier 2013 serait exerc\u00e9e par l\u2019ordonnateur aupr\u00e8s du directeur r\u00e9gional ou d\u00e9partemental des finances publiques qui proc\u00e9derait au paiement des sommes en cause dans les deux mois qui suivent la demande de paiement pr\u00e9sent\u00e9e par l&rsquo;ordonnateur ou, en cas de conflit sur le partage de responsabilit\u00e9 entre l&rsquo;ordonnateur et le comptable, dans les deux mois qui suivent le r\u00e8glement de ce litige (article 16 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 29 mars 2013).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>4.2) La ma\u00eetrise des cessions et oppositions relatives aux cr\u00e9ances \u00e0 payer :<\/strong><\/h4>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>4.2.1. La ma\u00eetrise des cessions de cr\u00e9ances et des consignations<\/strong><\/h5>\n<p>Le titulaire du march\u00e9 et tout sous-traitant qui b\u00e9n\u00e9ficie du paiement direct peuvent c\u00e9der ou nantir \u00e0 des \u00e9tablissements de cr\u00e9dit ou \u00e0 une autre entreprise leur cr\u00e9ance, dans les conditions pr\u00e9vues aux articles 106 \u00e0 110 du code des march\u00e9s publics. A cette fin, l\u2019organisme public local remet au titulaire et \u00e0 tout sous-traitant pay\u00e9 directement, \u00e0 leur demande, soit une copie de l\u2019original du march\u00e9, de l\u2019avenant ou de l\u2019acte sp\u00e9cial de sous-traitance indiquant que cette pi\u00e8ce est d\u00e9livr\u00e9e en unique exemplaire, soit un certificat de cessibilit\u00e9 conforme \u00e0 un mod\u00e8le d\u00e9fini par l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 28 ao\u00fbt 2006 relatif au certificat de cessibilit\u00e9 des cr\u00e9ances issues de march\u00e9s publics (NOR ECOM0620007A &#8211; JORF du 29 ao\u00fbt 2006).<\/p>\n<p>Le titulaire du march\u00e9 remet cet exemplaire unique ou ce certificat de cessibilit\u00e9 \u00e0 son cessionnaire (ou au b\u00e9n\u00e9ficiaire du nantissement). Ce dernier notifie la cession au comptable assignataire de l\u2019organisme public contractant et lui fait parvenir l\u2019exemplaire unique ou le certificat de cessibilit\u00e9. La notification ou la signification doit imp\u00e9rativement \u00eatre faite aupr\u00e8s du comptable public en charge des paiements, seul habilit\u00e9 \u00e0 la recevoir. Il est utile que les services ordonnateurs rappellent ce point au cessionnaire en vue du paiement au bon b\u00e9n\u00e9ficiaire.<\/p>\n<p>Le dispositif de l\u2019exemplaire unique (certificat de cessibilit\u00e9) emp\u00eache que la m\u00eame cr\u00e9ance soit c\u00e9d\u00e9e plusieurs fois ou qu\u2019une entreprise c\u00e8de la cr\u00e9ance d\u2019une autre. Il importe donc tout particuli\u00e8rement, pour que ce dispositif fonctionne bien, que le pouvoir adjudicateur op\u00e8re un suivi de chaque exemplaire unique ou certificat de cessibilit\u00e9 d\u00e9livr\u00e9 au titre du march\u00e9, lorsque la part respective des entreprises (titulaire, sous-traitants) est modifi\u00e9e en cours de contrat.<\/p>\n<p>En dehors des cessions, \u00ab <em>les comptables publics ne peuvent proc\u00e9der \u00e0 des paiements par voie de consignation des sommes dues sauf :<\/em><\/p>\n<p><em>1\u00b0 En application des dispositions de l\u2019article 39 <\/em><em>3<\/em><em>1 \u00a0<\/em><em>;<\/em><\/p>\n<p><em>2\u00b0 En mati\u00e8re d\u2019expropriation pour cause d\u2019utilit\u00e9 publique, s\u2019il existe des obstacles au paiement et si\u00a0 l\u2019expropriant \u00a0entend \u00a0prendre \u00a0possession \u00a0des \u00a0immeubles \u00a0expropri\u00e9s <\/em>\u00bb \u00a0(article \u00a035 \u00a0du \u00a0d\u00e9cret n\u00b02012-1246 \u00a0du 7 novembre 2012).<\/p>\n<p>L\u2019article L.518-17 du code mon\u00e9taire et financier pr\u00e9voit que la Caisse des d\u00e9p\u00f4ts et consignations (CDC) est charg\u00e9e de recevoir les consignations de toute nature pr\u00e9vues par une disposition l\u00e9gislative ou r\u00e9glementaire ou ordonn\u00e9es soit par une d\u00e9cision de justice, soit par une d\u00e9cision administrative.<\/p>\n<p>La consignation des sommes repr\u00e9sentant tout ou partie de cr\u00e9ances \u00e0 payer, obligatoirement effectu\u00e9e \u00e0 la CDC, peut donc \u00eatre d\u00e9cid\u00e9e, soit par ordonnance d\u2019un juge, soit par d\u00e9cision administrative de l\u2019organisme public emprunteur (arr\u00eat\u00e9 de son ex\u00e9cutif local ou d\u00e9cision de son assembl\u00e9e d\u00e9lib\u00e9rante) :<\/p>\n<p>Si \u00a0la \u00a0consignation \u00a0de \u00a0ces \u00a0sommes \u00a0\u00e0 \u00a0la \u00a0CDC \u00a0est \u00a0ordonn\u00e9e \u00a0par \u00a0un \u00a0juge \u00a0des \u00a0r\u00e9f\u00e9r\u00e9s<\/p>\n<p>(consignation judiciaire), elle vaudra paiement lib\u00e9ratoire aupr\u00e8s de la banque cr\u00e9anci\u00e8re ;<\/p>\n<p>Si la consignation r\u00e9sulte d\u2019une d\u00e9cision de l\u2019organisme public local (consignation administrative), elle n\u2019emportera aucun effet lib\u00e9ratoire. L\u2019organisme en cause pourrait donc \u00e9ventuellement \u00eatre condamn\u00e9 par un juge au versement de dommages et int\u00e9r\u00eats en raison du manquement \u00e0 ses obligations contractuelles, par exemple.<\/p>\n<p>Le r\u00e9seau des finances publiques assure la gestion des consignations, pour le compte de la CDC, au sein de p\u00f4les de gestion des consignations de certaines directions r\u00e9gionales ou d\u00e9partementales des finances publiques.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>4.2.2. La ma\u00eetrise des oppositions des tiers au paiement<\/strong><\/h5>\n<p>En vertu du 8\u00b0 de l\u2019article 18 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique, le comptable public est seul charg\u00e9 de la suite \u00e0 donner aux oppositions \u00e0 paiement et autres significations \u00e9manant d\u2019un tiers. Si l\u2019un d\u2019entre eux notifie une opposition \u00a0\u00e0 \u00a0l\u2019ordonnateur, \u00a0ce \u00a0dernier \u00a0doit \u00a0la \u00a0refuser \u00a0et \u00a0demander \u00a0au \u00a0tiers\u00a0 de \u00a0la \u00a0notifier \u00a0au comptable public.<\/p>\n<p>En effet, l\u2019article L.143-1 du code des proc\u00e9dures civiles d\u2019ex\u00e9cution pr\u00e9cise que \u00ab <em>lorsque la mesure doit \u00eatre effectu\u00e9e entre les mains d&rsquo;un comptable public, tout cr\u00e9ancier porteur d&rsquo;un titre ex\u00e9cutoire ou d&rsquo;une autorisation de mesure conservatoire peut requ\u00e9rir de l&rsquo;ordonnateur qu&rsquo;il lui indique le comptable public comp\u00e9tent pour recevoir la notification ainsi que tous les renseignements n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en \u0153uvre de la mesure <\/em>\u00bb.<\/p>\n<p>L\u2019article 37 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 7 novembre 2012 confirme que \u00ab <em>toute opposition ou toute autre signification ayant pour objet d\u2019emp\u00eacher un paiement doit \u00eatre faite entre les mains du comptable public assignataire de la d\u00e9pense <\/em>\u00bb. En cons\u00e9quence, l\u2019ordonnateur \u00e9met un mandat de d\u00e9pense pour le montant total d\u00fb au cr\u00e9ancier et le comptable op\u00e8re sur celui-ci une retenue au titre de l\u2019opposition selon les modalit\u00e9s fix\u00e9es par la r\u00e9glementation en vigueur (fraction saisissable des r\u00e9mun\u00e9rations pay\u00e9es \u00e0 un agent de l\u2019organisme public local,\u2026).<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3><strong><u>5) L\u2019optimisation de l\u2019aval de la cha\u00eene : Le pilotage transversal et les r\u00e9gularisations<\/u><\/strong><\/h3>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>La pr\u00e9sente partie du guide traite \u00e0 la fois du management de la cha\u00eene des d\u00e9penses et de la gestion des r\u00e9gularisations comptables portant sur les mandats de d\u00e9penses \u00e9mis.<\/p>\n<p><strong>5.1) La ma\u00eetrise de la gestion des r\u00e9gularisations comptables :<\/strong><\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>5.1.1. La \u00a0description \u00a0pr\u00e9cise \u00a0des \u00a0d\u00e9penses \u00a0dans \u00a0les \u00a0comptes \u00a0et \u00a0la \u00a0r\u00e9gularisation \u00a0des paiements erron\u00e9s<\/strong><\/h5>\n<p>Il convient de rappeler que dans le cas o\u00f9 \u00ab <em>le comptable public constate qu\u2019un paiement n\u2019\u00e9tait pas d\u00fb en totalit\u00e9 ou en partie, il peut exercer directement une action en r\u00e9p\u00e9tition de l\u2019indu \u00e0\u00a0<\/em><em>l<\/em><em>\u2019<\/em><em>encontre du d\u00e9biteur dans les conditions pr\u00e9vues par les articles 1376 \u00e0 1381 du code civil. Il peut \u00e9galement en informer l\u2019ordonnateur en vue de l\u2019engagement par ce dernier d\u2019une proc\u00e9dure visant au recouvrement de la cr\u00e9ance <\/em>\u00bb (article 40 du d\u00e9cret pr\u00e9cit\u00e9 du 7 novembre 2012). En pratique, d\u00e8s constat du paiement indu, le comptable adresse imm\u00e9diatement un courrier, un courriel ou t\u00e9l\u00e9phone au b\u00e9n\u00e9ficiaire de ce paiement erron\u00e9 en lui demandant de lui reverser l&rsquo;indu par un moyen de paiement \u00e0 convenir entre eux (virement, ch\u00e8que,&#8230;).<\/p>\n<p>Dans l&rsquo;hypoth\u00e8se o\u00f9 le b\u00e9n\u00e9ficiaire de l&rsquo;indu ne rembourserait pas spontan\u00e9ment celui-ci au comptable dans un d\u00e9lai raisonnable laiss\u00e9 \u00e0 l&rsquo;appr\u00e9ciation de ce dernier, il convient alors de passer du recouvrement amiable au recouvrement forc\u00e9 de cette cr\u00e9ance de l&rsquo;organisme public concern\u00e9 sur le b\u00e9n\u00e9ficiaire (obligation quasi-contractuelle confirm\u00e9e par le code civil). Dans ce cas, il est n\u00e9cessaire que l&rsquo;ordonnateur \u00e9mette un titre de recette dont l\u2019ex\u00e9cution forc\u00e9e peut \u00eatre engag\u00e9e par le comptable suivant les voies de droit commun.<\/p>\n<p>Sous \u00a0r\u00e9serve \u00a0des \u00a0dispositions \u00a0sp\u00e9cifiques \u00a0li\u00e9es \u00a0aux \u00a0corrections \u00a0d\u2019erreurs \u00a0comptables, \u00a0les r\u00e9ductions ou annulations de mandats de d\u00e9penses ont g\u00e9n\u00e9ralement pour objet de rectifier des erreurs mat\u00e9rielles. Elles sont constat\u00e9es au vu d&rsquo;un document rectificatif \u00e9tabli par l&rsquo;ordonnateur et comportant les caract\u00e9ristiques du mandat rectifi\u00e9 (notamment date, num\u00e9ro, montant, imputation) et l&rsquo;indication des motifs et des bases de liquidation de la rectification. Il convient de distinguer la p\u00e9riode au cours de laquelle intervient la rectification.<\/p>\n<p>Les annulations de d\u00e9penses permettent, en outre, la contre-passation des \u00e9critures dans le cadre des dispositifs de rattachement des charges \u00e0 l&rsquo;exercice qu&rsquo;elles concernent (charges \u00e0 payer, charges constat\u00e9es d&rsquo;avance). Il convient de se reporter aux r\u00e8gles sp\u00e9cifiques expos\u00e9es par les instructions budg\u00e9taires et comptables (M14, M52, M71,\u2026).<\/p>\n<p>Le rattachement des charges et des produits \u00e0 l&rsquo;exercice qu&rsquo;ils concernent est effectu\u00e9 en application du principe d&rsquo;ind\u00e9pendance des exercices. Il vise \u00e0 faire appara\u00eetre dans le r\u00e9sultat d&rsquo;un exercice donn\u00e9 les charges et les produits qui s&rsquo;y rapportent, et ceux l\u00e0 seulement (proc\u00e9dure d\u00e9crite dans les instructions budg\u00e9taires et comptables). A cet effet, deux fiches synth\u00e9tiques ont \u00e9t\u00e9 diffus\u00e9es par le comit\u00e9 national relatif \u00e0 la fiabilit\u00e9 des comptes locaux pour pr\u00e9ciser la notion de charges \u00e0 rattacher et les charges constat\u00e9es d\u2019avance 32. L\u2019ordonnateur b\u00e9n\u00e9ficie du soutien du comptable public pour assurer ces op\u00e9rations garantissant la fiabilit\u00e9 des comptes de l\u2019organisme public cr\u00e9ancier.<\/p>\n<\/div>\n<div class=\"field-item even\">\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>5.1.2. La fluidit\u00e9 de la gestion des suspensions de paiement par le comptable public<\/strong><\/h5>\n<p>\u00ab <em>Le comptable d&rsquo;une commune, d&rsquo;un d\u00e9partement ou d&rsquo;une r\u00e9gion ne peut subordonner ses actes de paiement \u00e0 une appr\u00e9ciation de l&rsquo;opportunit\u00e9 des d\u00e9cisions prises par l&rsquo;ordonnateur. Il ne peut soumettre les m\u00eames actes qu&rsquo;au contr\u00f4le de l\u00e9galit\u00e9 qu&rsquo;impose l&rsquo;exercice de sa responsabilit\u00e9 personnelle et p\u00e9cuniaire. Il est tenu de motiver la suspension du paiement <\/em>\u00bb (article L.1617-2 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales). Ces dispositions valent \u00e9galement pour les \u00e9tablissements publics locaux en vertu de l\u2019article L.1617-4 du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales. Pour autant, le comptable public a un devoir d\u2019alerte de l\u2019ordonnateur lorsqu\u2019il constate une \u00a0ill\u00e9galit\u00e9 \u00a0(cf. Instruction de \u00a0la \u00a0DGFiP n\u00b010-020-M0 \u00a0du \u00a06 \u00a0ao\u00fbt \u00a02010 \u00a0relative \u00a0\u00e0 \u00a0ce \u00a0devoir d\u2019alerte 33).<\/p>\n<p>Les articles 19 et 20 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique \u00e9num\u00e8rent ces contr\u00f4les des mandats de d\u00e9penses et de leurs pi\u00e8ces justificatives que le comptable a l\u2019obligation d\u2019exercer sous sa responsabilit\u00e9 personnelle et p\u00e9cuniaire susceptible d\u2019\u00eatre engag\u00e9e par le juge des comptes 34. Lorsque le comptable constate\u00a0une irr\u00e9gularit\u00e9 \u00e0 l\u2019occasion de ces contr\u00f4les, il doit suspendre le paiement et signaler \u00e0 l\u2019ordonnateur toutes les anomalies en cause de mani\u00e8re \u00e0 ce que ce dernier soit en mesure de les rectifier dans les meilleures conditions possibles.<\/p>\n<p>\u00ab <em>Lorsque le comptable de la commune, du d\u00e9partement ou de la r\u00e9gion notifie sa d\u00e9cision de suspendre le paiement d&rsquo;une d\u00e9pense, le maire, le pr\u00e9sident du conseil g\u00e9n\u00e9ral ou le pr\u00e9sident du conseil r\u00e9gional peut lui adresser un ordre de r\u00e9quisition. Il s&rsquo;y conforme aussit\u00f4t, sauf en cas d&rsquo;insuffisance de fonds disponibles, de d\u00e9pense ordonnanc\u00e9e sur des cr\u00e9dits irr\u00e9guli\u00e8rement ouverts ou insuffisants ou sur des cr\u00e9dits autres que ceux sur lesquels elle devrait \u00eatre imput\u00e9e, d&rsquo;absence totale de justification du service fait et de d\u00e9faut de caract\u00e8re lib\u00e9ratoire du r\u00e8glement ainsi qu&rsquo;en cas d&rsquo;absence de caract\u00e8re ex\u00e9cutoire des actes pris selon les cas par les autorit\u00e9s communales, les autorit\u00e9s d\u00e9partementales ou les autorit\u00e9s r\u00e9gionales.<\/em><\/p>\n<p><em>L&rsquo;ordre de r\u00e9quisition est notifi\u00e9 \u00e0 la chambre r\u00e9gionale des comptes, dans les meilleurs d\u00e9lais puis joins au compte de gestion de l&rsquo;exercice.<\/em><\/p>\n<p><em>E<\/em><em>n cas de r\u00e9quisition, l&rsquo;ordonnateur engage sa responsabilit\u00e9 propre.<\/em><\/p>\n<p><em>La liste des pi\u00e8ces justificatives que le comptable peut exiger avant de proc\u00e9der au paiement est fix\u00e9e par d\u00e9cret<\/em>35 \u00bb.<\/p>\n<p>Il est recommand\u00e9 \u00e0 l\u2019ordonnateur et au comptable de convenir ensemble des modalit\u00e9s de leurs \u00e9changes d\u2019information \u00e0 ce titre de mani\u00e8re \u00e0 simplifier leurs t\u00e2ches r\u00e9ciproques (pr\u00e9f\u00e9rence de l\u2019ordonnateur \u00a0d\u2019un \u00a0rejet \u00a0global \u00a0du \u00a0mandat \u00a0plut\u00f4t \u00a0que \u00a0sa \u00a0conservation \u00a0par le \u00a0comptable \u00a0dans l\u2019attente de transmission d\u2019une pi\u00e8ce justificative manquante, par exemple). Ceci est d\u2019autant plus important en environnement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 o\u00f9 les proc\u00e9dures doivent \u00eatre norm\u00e9es pour assurer le bon fonctionnement des applications informatiques s\u2019\u00e9changeant des fichiers.<\/p>\n<p>Dans le m\u00eame ordre d\u2019id\u00e9es, en cas de doute des services de l\u2019ordonnateur sur les conditions de pr\u00e9sentation d\u2019un mandat de d\u00e9pense et\/ou sur les pi\u00e8ces justificatives devant l\u2019appuyer, il est pr\u00e9f\u00e9rable qu\u2019un dialogue se noue en amont du mandatement avec le comptable public pour obtenir un conseil de ce dernier pour pr\u00e9venir toute difficult\u00e9 ult\u00e9rieure. Si la pr\u00e9conisation vaut pour toutes les natures de d\u00e9pense, ce dialogue le plus en amont possible est particuli\u00e8rement souhaitable \u00a0pour la cha\u00eene d\u2019achat, la relation avec le fournisseur pouvant \u00eatre impact\u00e9e. De fa\u00e7on g\u00e9n\u00e9rale, l\u2019ordonnateur et le comptable sont incit\u00e9s \u00e0 \u00e9laborer ensemble un guide des proc\u00e9dures adapt\u00e9 \u00a0au \u00a0contexte \u00a0local \u00a0pour \u00a0simplifier \u00a0les \u00a0t\u00e2ches \u00a0de \u00a0leurs \u00a0services \u00a0respectifs,\u00a0 faciliter \u00a0les \u00e9changes entre eux, tout en s\u00e9curisant la cha\u00eene de la d\u00e9pense.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>5.2) Le co-pilotage par l\u2019ordonnateur et le comptable :<\/strong><\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>5.2.1. La mutualisation des tableaux de bord de l\u2019ordonnateur et du comptable<\/strong><\/h5>\n<p>Il est recommand\u00e9 \u00e0 l\u2019ordonnateur de demander \u00e0 son comptable, si ce n\u2019est d\u00e9j\u00e0 fait, un acc\u00e8s en consultation de l\u2019application H\u00e9lios du premier via le portail \u201cGestion publique\u201d de la DGFiP sur internet. Par ce moyen simple et gratuit, il peut consulter quand il le souhaite :<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0les pr\u00e9visions et l&rsquo;ex\u00e9cution budg\u00e9taire des d\u00e9penses ;<\/li>\n<li>les op\u00e9rations li\u00e9es \u00e0 la TVA pay\u00e9e et les comptes mouvement\u00e9s ;<\/li>\n<li>les bordereaux de mandats et les mandats de d\u00e9penses pris en charge par le comptable, le compte-rendu de leur contr\u00f4le automatique (pr\u00e9-visa) ;<\/li>\n<li>les \u00e9margements du comptable public ;<\/li>\n<li>le dossier de chaque cr\u00e9ancier, les pi\u00e8ces de ce dossier, les paiements op\u00e9r\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est \u00e9galement conseill\u00e9 aux ordonnateurs et aux comptables de partager leurs tableaux de bord de mani\u00e8re \u00e0 leur offrir une visibilit\u00e9 sur l\u2019ensemble de la cha\u00eene des d\u00e9penses et \u00e0 leur permettre de diffuser les meilleures consignes \u00e0 leurs collaborateurs respectifs (notamment en mati\u00e8re de d\u00e9lais de paiement et d\u2019anomalies constat\u00e9es lors du visa des mandats). L\u2019ordonnateur peut notamment\u00a0 obtenir \u00a0de\u00a0 son\u00a0 comptable \u00a0public \u00a0des \u00a0indicateurs \u00a0pour \u00a0ses\u00a0 besoins \u00a0de\u00a0 pilotage (\u201c<em>Tableau de bord Financier<\/em>\u201d) et une analyse financi\u00e8re de ses d\u00e9penses.<\/p>\n<p>Chaque indicateur peut faire l\u2019objet d\u2019un export de donn\u00e9es au format EXCEL. Chaque indicateur dispose d\u2019une fiche documentaire d\u00e9crivant la restitution.<\/p>\n<h5 style=\"padding-left: 30px;\"><strong>5.2.2. La formalisation d\u2019une politique partag\u00e9e de gestion des d\u00e9penses par l\u2019ordonnateur et le comptable<\/strong><\/h5>\n<p>L\u2019ordonnateur et le comptable de chaque organisme public cr\u00e9ancier sont, chacun en ce qui le concerne, les mieux \u00e0 m\u00eame d\u2019appr\u00e9hender et de d\u00e9finir les actions susceptibles d\u2019\u00eatre engag\u00e9es en commun pour am\u00e9liorer la qualit\u00e9 et l\u2019efficacit\u00e9 de la gestion des d\u00e9penses d\u2019une collectivit\u00e9\u00a0territoriale ou d\u2019un \u00e9tablissement public local. Le pr\u00e9sent guide leur recommande divers choix qu\u2019ils sont incit\u00e9s \u00e0 formaliser.<\/p>\n<p>Il leur est ainsi conseill\u00e9 de recourir au conventionnement pour formaliser leurs engagements r\u00e9ciproques n\u00e9cessaires \u00e0 la simplification de leurs t\u00e2ches respectives et \u00e0 la r\u00e9duction des d\u00e9lais de paiement (conventions de services comptables et financiers ; engagements partenariaux). La DGFiP propose \u00e0 chaque organisme public local une r\u00e9ponse diff\u00e9renci\u00e9e, en fonction de ses caract\u00e9ristiques et de ses besoins, \u00e0 la satisfaction d\u2019un objectif commun : l\u2019am\u00e9lioration de sa gestion financi\u00e8re et comptable.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Ces conventions de partenariat comprennent diff\u00e9rents volets : recettes, d\u00e9penses, comptabilit\u00e9,\u2026 La pr\u00e9sent guide d\u00e9finit des actions-type ayant vocation \u00e0 \u00eatre int\u00e9gr\u00e9es \u00e0 ces conventions conclues localement dans le respect des choix de chaque acteur local.<\/p>\n<p>En tout \u00e9tat de cause, les ordonnateurs et les comptables sont invit\u00e9s \u00e0 d\u00e9finir ensemble une politique g\u00e9n\u00e9rale de gestion des d\u00e9penses adapt\u00e9e aux caract\u00e9ristiques de chaque collectivit\u00e9 territoriale ou \u00e9tablissement public local et tenant compte du contexte local.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">*\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 *<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\">*<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>1 Consultable sur internet : <a href=\"http:\/\/circulaire.legifrance.gouv.fr\/pdf\/2011\/04\/cir_32854.pdf\">http:\/\/circulaire.legifrance.gouv.fr\/pdf\/2011\/04\/cir_32854.pdf<\/a>.<\/p>\n<p>2 \u00ab <em>Les op\u00e9rations de d\u00e9penses sont successivement l&rsquo;engagement, la liquidation, le cas \u00e9ch\u00e9ant l&rsquo;ordonnancement, ainsi que le paiement <\/em>\u00bb (article 29 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012).<\/p>\n<p>3 Consultable sur internet : <a href=\"http:\/\/circulaire.legifrance.gouv.fr\/pdf\/2013\/04\/cir_36812.pdf\">http:\/\/circulaire.legifrance.gouv.fr\/pdf\/2013\/04\/cir_36812.pdf<\/a>.<\/p>\n<p>4 Cr\u00e9\u00e9s \u00a0en \u00a02003, \u00a0les \u00a0CSCF \u00a0ont \u00a0\u00e9t\u00e9 \u00a0simplifi\u00e9s \u00a0et \u00a0enrichies \u00a0d&rsquo;un \u00a0catalogue \u00a0de \u00a0fiches \u00a0types \u00a0par \u00a0la \u00a0note \u00a0DGFIP 2011\/09\/14674 du 21\/12\/2011. Les engagements partenariaux ont \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9s quant \u00e0 eux en 2010 cf instruction DGFIP\u00a02009\/12\/14746 du 19 janvier 2010.<\/p>\n<p>5 Cette fiche d&rsquo;impact est consultable dans le dossier l\u00e9gislatif de l&rsquo;ordonnance du 26 juin 2014 sur le site<a href=\"http:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/\"> www.legifrance.gouv.fr<\/a><\/p>\n<p>6 Ordonannce n\u00b02014-697 du 26 juin 2014 relative au d\u00e9veloppement de la facture \u00e9lectronique<\/p>\n<p>7 Pour en savoir plus :<a href=\"http:\/\/www.colloc.bercy.gouv.fr\/colo_struct_fina_loca\/stru_nati.html\"> http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/dematerialisation-chaine-comptable-et-financiere-<\/a><a href=\"http:\/\/www.colloc.bercy.gouv.fr\/colo_struct_fina_loca\/stru_nati.html\">0<\/a>\u00a08NOR: BCFR0750735A \u2013 JO du 11 juillet 2007<\/p>\n<p>9 La circulaire n\u00b0DAF\/DPACI\/RES\/2009\/018 du 28 ao\u00fbt 2009 de la Direction g\u00e9n\u00e9rale des collectivit\u00e9s locales et de la Di &#8211; rection des archives de France relative aux archives des collectivit\u00e9s territoriales mentionne : <em>\u00ab Pour pouvoir \u00eatre produit en cas de contestation, un exemplaire des mandats de d\u00e9penses et des bordereaux les r\u00e9capitulant <strong>est archiv\u00e9 par l\u2019ordonnateur <\/strong>pendant une dur\u00e9e de 10 ans). Un d\u00e9faut d\u2019archivage de ces pi\u00e8ces ou de mentions obligatoires sur celles-ci fragiliserait donc la s\u00e9curit\u00e9 juridique du r\u00e8glement des d\u00e9penses \u00bb.<\/em><\/p>\n<p>10 Intervention du service des archives de France (SIAF) du minist\u00e8re de la culture lors de la SNP du 19 juin 2014.<\/p>\n<p>11 Liste de ces \u00e9tablissements : <a href=\"http:\/\/www.association-apeca.org\/apeca\/racine\/default.asp?id=981&amp;amp;num=5499\">http:\/\/www.association-apeca.org\/apeca\/racine\/default.asp?id=981&amp;num=5499<\/a>. A moins d\u2019envisager un dispositif supposant des interventions lourdes sur le syst\u00e8me d\u2019information de l\u2019organisme public local, ce dernier n\u2019est pas astreint \u00e0 mettre en \u0153uvre une proc\u00e9dure de march\u00e9 public formalis\u00e9e pour s\u00e9lectionner son op\u00e9rateur de carte d\u2019achat dans la plupart des cas. Il est imp\u00e9ratif en revanche de bien d\u00e9finir son besoin avant toute consultation, c\u2019est \u00e0 dire de mener une analyse de ses achats ainsi qu\u2019un recensement de ses fournisseurs habituels et d\u2019avoir une vision claire sur ses proc\u00e9dures d\u2019achat, pour d\u00e9finir des objectifs et conna\u00eetre avec une pr\u00e9cision suffisante le p\u00e9rim\u00e8tre cible d\u2019usage du dispositif. Il faut \u00eatre en mesure d\u2019\u00e9valuer le nombre de commandes et le volume des flux qui emprunteront le circuit carte d\u2019achat ainsi que le nombre de porteurs de cartes. La proc\u00e9dure adapt\u00e9e telle qu\u2019elle est d\u00e9finie dans l\u2019article 28 du code des march\u00e9s publics pourra permettre \u00e0 l\u2019entit\u00e9 publique de passer dans la majorit\u00e9 des situations un march\u00e9 d\u2019\u00e9mission de carte d\u2019achat.<\/p>\n<p>12 La carte d\u2019achat, en tant que carte bancaire, fonctionne \u00e9galement en vente \u00e0 distance sur Internet.<\/p>\n<p>13 T\u00e9l\u00e9chargeable sur internet :<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/instruction-codificatrice-n%C2%B006-031-a-b-m-21-avril-2006\">\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 \u00a0http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/instruction-codificatrice-n%C2%B006-031-a-b-m-21-avril-2006<\/a><\/p>\n<p>14 Article 41 du d\u00e9cret n\u00b02012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique : \u00ab <em>Lorsqu&rsquo;il est mis en place, un service facturier plac\u00e9 sous l&rsquo;autorit\u00e9 d&rsquo;un comptable public est charg\u00e9 de recevoir et d&rsquo;enregistrer les factures et titres \u00e9tablissant les droits acquis aux cr\u00e9anciers. Dans ce cas, le montant de la d\u00e9pense est arr\u00eat\u00e9 par le comptable au vu des factures et titres mentionn\u00e9s \u00e0 l&rsquo;alin\u00e9a pr\u00e9c\u00e9dent et de la certification du service fait. Cette certification constitue l&rsquo;ordre de payer d\u00e9fini aux articles 11 et 29 \u00e0 32 <\/em>\u00bb.<\/p>\n<p>15 T\u00e2ches prises en charge \u00e0 la fois par les cellules comptables et le service comptable central de l\u2019ordonnateur charg\u00e9 de valider les propositions de mandats.<\/p>\n<p>16 Les d\u00e9penses publiques qui peuvent \u00eatre r\u00e9gl\u00e9es par ch\u00e8que sur le Tr\u00e9sor sont limit\u00e9es \u00e0 celles mentionn\u00e9es au paragraphe II de l\u2019article 3 de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 24 d\u00e9cembre 2012. De plus, l\u2019usage du ch\u00e8que sur le Tr\u00e9sor doit r\u00e9pondre \u00e0 des situations d&rsquo;urgence, en cas d&rsquo;impossibilit\u00e9 d&rsquo;effectuer des virements. L&rsquo;usage de ch\u00e8ques tir\u00e9s sur un compte de d\u00e9p\u00f4t de fonds au Tr\u00e9sor est n\u00e9anmoins \u00e0 privil\u00e9gier chaque fois que la d\u00e9pense peut \u00eatre pay\u00e9e par un r\u00e9gisseur.<\/p>\n<p>17 Liste des d\u00e9penses susceptibles d\u2019\u00eatre r\u00e9gl\u00e9es par pr\u00e9l\u00e8vement automatique : les d\u00e9penses de fonctionnement courant (abonnement et consommation d&rsquo;\u00e9lectricit\u00e9, de gaz, d&rsquo;eau et autres \u201cfluides\u201d, redevances de cr\u00e9dit bail, leasings et cr\u00e9dits-baux automobiles, cotisations d\u2019assurance, loyers immobiliers, charges locatives et de copropri\u00e9t\u00e9s, co\u00fbt de traitement des ordures m\u00e9nag\u00e8res, locations de mat\u00e9riels (imprimante, terminal de paiement \u00e9lectronique, photocopieur,\u2026), d\u00e9penses li\u00e9es aux contrats de services apr\u00e8s vente, d&rsquo;entretien et de maintenance du mat\u00e9riel, frais d\u2019affranchissement postal et prestations de services relatives au courrier, aux t\u00e9l\u00e9communications et \u00e0 internet notamment,\u00a0 d\u00e9penses \u00a0de \u00a0carburants, \u00a0de \u00a0p\u00e9ages \u00a0autoroutiers, \u00a0de \u00a0stationnement \u00a0et \u00a0de \u00a0transport, \u00a0paiements \u00a0des d\u00e9penses ex\u00e9cut\u00e9es par carte achat ou carte log\u00e9e, aupr\u00e8s de l\u2019\u00e9metteur), les charges fiscales et sociales (d\u00e9penses payables au comptant telles que les droits d\u2019enregistrement, les taxes fonci\u00e8res, taxes d\u2019habitation \/ redevance audiovisuelle et cotisations fonci\u00e8res des entreprises pay\u00e9es \u00e0 l&rsquo;\u00c9tat, la cotisation au Fonds de Solidarit\u00e9, la contribution sociale de solidarit\u00e9 des soci\u00e9t\u00e9s vers\u00e9e \u00e0 la caisse nationale du r\u00e9gime sociale des ind\u00e9pendants), les cotisations r\u00e9currentes \u00e0 divers organismes telles que celles vers\u00e9es \u00e0 la caisse de garantie du logement locatif social (CGLLS) ainsi que les versements de contributions publiques des services d\u00e9partementaux d\u2019incendie et de secours (SDIS) au titre de la prestation de fid\u00e9lisation et de reconnaissance des sapeurs-pompiers volontaires), les frais et remboursements de lignes de tr\u00e9sorerie et d&#8217;emprunts concernent le versement des redevances et le remboursement d\u2019emprunts aux Agences de l\u2019eau et les frais et remboursements de lignes de tr\u00e9sorerie et d\u2019emprunts (capital, int\u00e9r\u00eats, accessoires) souscrits aupr\u00e8s d\u2019\u00e9tablissements de cr\u00e9dit, des organismes institutionnels d\u2019int\u00e9r\u00eat g\u00e9n\u00e9ral (notamment CRAM et CAF ou assimil\u00e9s), ou des groupes d&rsquo;action logement (ex 1% logement), ainsi que les frais des autres services bancaires.<\/p>\n<p>18 A terme, il s&rsquo;agira d&rsquo;une convention bipartite sign\u00e9e entre l&rsquo;ordonnateur et le cr\u00e9ancier. Le comptable public signera seulement le mandat de pr\u00e9l\u00e8vement.<\/p>\n<p>19 Cf. Pr\u00e9sentation le 5 mars 2013 par le Ministre de l\u2019\u00e9conomie et des finances de son plan pour le renforcement de la tr\u00e9sorerie des entreprises s\u2019appuyant sur le d\u00e9ploiement du contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat dans le secteur public local.<\/p>\n<p>20 Rel\u00e8vement des seuils de dispense de production des pi\u00e8ces, port\u00e9s \u00e0 2000\u20ac pour les d\u00e9penses de personnel et li\u00e9es \u00e0 l&rsquo;exercice de fonctions \u00e9lectives ou de repr\u00e9sentation, et \u00e0 1000 euros pour les autres d\u00e9penses.<\/p>\n<\/div>\n<p>21 \u00a0Instruction DGFiP du 18 mai 2015 relative \u00e0 la mise \u00e0 disposition du CAP dans H\u00e9lios et diffusion du guide m\u00e9thodologique du contr\u00f4le all\u00e9g\u00e9 en partenariat des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales, de leurs \u00e9tablissements publics et des \u00e9tablissements publics de sant\u00e9.<\/p>\n<p>22\u00a0 L&rsquo;engagement comptable, consistant en la constatation des cr\u00e9dits budg\u00e9taires disponibles et la r\u00e9servation des cr\u00e9dits n\u00e9cessaires \u00e0 la d\u00e9pense engag\u00e9e est, la plupart du temps, concomitant \u00e0 l&rsquo;engagement juridique.<\/p>\n<p>23 Cf. Second alin\u00e9a de l\u2019article 47-2 de la Constitution : \u00ab <em>Les comptes des administrations publiques sont r\u00e9guliers et sinc\u00e8res. Ils donnent une image fid\u00e8le du r\u00e9sultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financi\u00e8re <\/em>\u00bb.<\/p>\n<p>24\u00a0<a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/fiabilite-des-comptes-locaux\">http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/fiabilite-des-comptes-locaux<\/a>.<\/p>\n<p>25 L\u2019engagement \u00a0comptable \u00a0pr\u00e9c\u00e8de \u00a0ou \u00a0est \u00a0concomitant \u00a0\u00e0 \u00a0l\u2019engagement \u00a0juridique. \u00a0Il \u00a0permet \u00a0de \u00a0s\u2019assurer \u00a0de \u00a0la disponibilit\u00e9 des cr\u00e9dits pour l\u2019engagement juridique que l\u2019on s\u2019appr\u00eate \u00e0 conclure. Il est constitu\u00e9 obligatoirement de trois \u00e9l\u00e9ments : un montant pr\u00e9visionnel de d\u00e9penses, un tiers concern\u00e9 par la prestation et une imputation budg\u00e9taire (chapitre et article, fonction). L\u2019engagement juridique est l\u2019acte par lequel un organisme public cr\u00e9e ou constate \u00e0 son encontre une obligation de laquelle r\u00e9sultera une charge. Il appuie sur un document le plus souvent contractuel. Les actes constitutifs des engagements juridiques sont : les bons de commandes, les march\u00e9s, certains arr\u00eat\u00e9s, certaines d\u00e9lib\u00e9rations, la plupart des conventions, \u2026<\/p>\n<p>26 Extrait \u00a0de \u00a0l\u2019article \u00a01er\u00a0\u00a0 \u00a0du \u00a0m\u00eame \u00a0arr\u00eat\u00e9 : \u00a0\u00ab <em>L\u2019application \u00a0HELIOS \u00a0g\u00e8re \u00a0notamment \u00a0le \u00a0budget, \u00a0la \u00a0comptabilit\u00e9, \u00a0le recouvrement des recettes, le paiement des d\u00e9penses, le suivi de l\u2019actif, la gestion de la dette et des comptes de tiers (personnes physiques et personnes morales, de droit public et de droit priv\u00e9). Le compte de tiers est cr\u00e9\u00e9 afin de rattacher au m\u00eame tiers les pi\u00e8ces comptables de dettes et de cr\u00e9ances et de donner une vue consolid\u00e9e de sa situation envers une collectivit\u00e9 et envers le poste comptable de rattachement. Chaque compte regroupe le minimum d\u2019informations g\u00e9n\u00e9riques qui permettent de caract\u00e9riser le tiers. L\u2019application ne permet pas d\u2019agr\u00e9ger les informations relatives \u00e0 un tiers \u00e0 un niveau sup\u00e9rieur au poste comptable. L\u2019application est aliment\u00e9e lors des op\u00e9rations de prise en charge par les informations transmises par les ordonnateurs ; elle est enrichie par le comptable, puis ouverte en consultation aux ordonnateurs pour les seuls budgets et collectivit\u00e9s dont ils sont responsables <\/em>\u00bb.<\/p>\n<p>27 Pour trouver un num\u00e9ro SIRET, plusieurs solutions existent dont :<\/p>\n<p>&#8211; l&rsquo;avis de situation officiel au R\u00e9pertoire \u00a0<a href=\"http:\/\/avis-situation-sirene.insee.fr\/avisitu\/jsp\/avis.jsp\">SIRENE <\/a>de l&rsquo;Insee<\/p>\n<p>&#8211; le service payant officiel de fourniture de fichiers extraits du R\u00e9pertoire SIRENE : <a href=\"http:\/\/www.sirene.fr\/\">SIRENE\u00ae BASE DE <\/a><a href=\"http:\/\/www.sirene.fr\/\">DONN\u00c9ES<\/a><\/p>\n<p>&#8211; le service payant de recherche par raison sociale ou Siret sur 7 million d&rsquo;entreprises (affichage SIREN\/SIRET, nom de la soci\u00e9t\u00e9 et Etat) : <a href=\"http:\/\/www.easysiret.com\/\">service EasySiret de CARTEGIE<\/a><\/p>\n<p>&#8211; le service gratuit de recherche sur 1.9 million d&rsquo;entreprises (affichage complet du SIREN\/SIRET et\/ou le nom<\/p>\n<p>de la soci\u00e9t\u00e9) : <a href=\"http:\/\/www.kompass.fr\/\">Kompass.fr<\/a><\/p>\n<p>&#8211; le service gratuit de recherche sur plus de 3 millions d&rsquo;entreprises (affichage du SIREN\/SIRET du nom de la soci\u00e9t\u00e9 des noms des dirigeants et des comptes de la soci\u00e9t\u00e9) : <a href=\"http:\/\/www.societe.com\/\">Societe.com<\/a><\/p>\n<p>&#8211; le service gratuit de recherche sur plus de 6 millions d&rsquo;entreprises (affichage du SIREN\/SIRET, noms et enseignes des soci\u00e9t\u00e9s, dirigeants, \u00e9tablissements, derniers chiffres financiers, proc\u00e9dures collectives et scoring) :<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.score3.fr\/\">Score3.fr<\/a><\/p>\n<p>&#8211; le service payant de recherche automatique de Siret sur de gros volumes de donn\u00e9es (siretisation) :<\/p>\n<p><a href=\"http:\/\/www.datalgo.com\/300510-sirenisation-siretisation-recherche-des-siren-ou-siret.htm\">Datalgo.fr<\/a><\/p>\n<p>28 Le contr\u00f4le du num\u00e9ro SIRET doit \u00eatre l&rsquo;\u00e9l\u00e9ment privil\u00e9gi\u00e9 du contr\u00f4le de la d\u00e9pense effectu\u00e9 par le comptable public local dans la r\u00e9conciliation facture\/virement, le nom ou raison sociale d\u00e9signant une m\u00eame personne morale pouvant varier en fonction de ses imp\u00e9ratifs commerciaux, pour des prestations diff\u00e9rentes.<\/p>\n<p>29 T\u00e9l\u00e9chargeables sur internet : <a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/instructions-budgetaires-et-comptables\">http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/instructions-budgetaires-et-comptables<\/a><\/p>\n<p>30 Des r\u00e9f\u00e9rences suffisamment explicites sont \u00e0 indiquer dans la zone \u00ab <em>libell\u00e9 <\/em>\u00bb pour faciliter les imputations des op\u00e9rations financi\u00e8res, tant pour les comptables publics que pour les cr\u00e9anciers.<\/p>\n<p>31 Article 39 du \u00a0d\u00e9cret du 7 novembre 2012 GBCP : \u00ab <em>Lorsqu\u2019un cr\u00e9ancier refuse de recevoir le paiement, la proc\u00e9dure d\u2019offres r\u00e9elles pr\u00e9vue par les articles 1257 \u00e0 1264 du code civil est mise en \u0153uvre dans les conditions fix\u00e9es par arr\u00eat\u00e9 du ministre charg\u00e9 du budget <\/em>\u00bb. Son texte d\u2019application est l\u2019article 9 de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 24 d\u00e9cembre 2012 portant application des articles 25, 26, 32, 34, 35, 39 et 43 du d\u00e9cret n\u00b0 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif \u00e0 la gestion budg\u00e9taire et comptable publique et \u00e9num\u00e9rant les moyens de r\u00e8glement des d\u00e9penses publiques et les moyens d&rsquo;encaissement des recettes publiques (NOR EFIE1239638A &#8211; JO du 27 d\u00e9cembre 2012).<\/p>\n<p>32 Cf. <a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/comptabilite-dengagement-et-controle-interne\">http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/comptabilite-dengagement-et-controle-interne<\/a>.<\/p>\n<p>33\u00a0<a href=\"http:\/\/circulaire.legifrance.gouv.fr\/pdf\/2010\/08\/cir_31626.pdf\">http:\/\/circulaire.legifrance.gouv.fr\/pdf\/2010\/08\/cir_31626.pdf<\/a>.<\/p>\n<p>34 Article 60 de la loi n\u00b063-156 du 23 f\u00e9vrier 1963 : \u00ab <em>Outre la responsabilit\u00e9 attach\u00e9e \u00e0 leur qualit\u00e9 d&rsquo;agent public, les comptables publics sont personnellement et p\u00e9cuniairement responsables <\/em>[\u2026] <em>du paiement des d\u00e9penses <\/em>[\u2026]. <em>Les comptables publics sont personnellement et p\u00e9cuniairement responsables des contr\u00f4les qu&rsquo;ils sont tenus d&rsquo;assurer en mati\u00e8re de recettes, de d\u00e9penses et de patrimoine dans les conditions pr\u00e9vues par le r\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la comptabilit\u00e9 publique. La responsabilit\u00e9 personnelle et p\u00e9cuniaire pr\u00e9vue ci-dessus se trouve engag\u00e9e d\u00e8s lors <\/em>[\u2026] <em>qu&rsquo;une d\u00e9pense a \u00e9t\u00e9 irr\u00e9guli\u00e8rement pay\u00e9e <\/em>[\u2026] \u00bb.<\/p>\n<p>35 D\u00e9cret codifi\u00e9 \u00e0 l\u2019article D .1617-19 et en annexe I du code g\u00e9n\u00e9ral des collectivit\u00e9s territoriales pris en application de l&rsquo;art. L1617-3 du m\u00eame code. Pour en savoir plus : <a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/pieces-justificatives-des-depenses-publiques-locales-2\">http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/pieces-justificatives- <\/a><a href=\"http:\/\/www.collectivites-locales.gouv.fr\/pieces-justificatives-des-depenses-publiques-locales-2\">des-depenses-publiques-locales-2<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p class=\"qua-blog-post-description\">\u00a0Un guide des bonnes pratiques de gestion des d\u00e9penses a \u00e9t\u00e9 \u00e9labor\u00e9 par la DGFIP afin de r\u00e9pertorier les dispositifs permettant d&rsquo;optimiser le traitement des d\u00e9penses des collectivit\u00e9s territoriales et de leurs \u00e9tablissements publics, notamment dans la perspective de d\u00e9mat\u00e9rialisation accrue des \u00e9changes entre ordonnateurs et comptables publics. 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